Danea Domustudio è un software per la gestione condominiale diffuso in Italia. Se stai valutando di passare a un gestionale cloud, questa guida ti accompagna passo dopo passo nell'intero processo.
Perché si cambia gestionale
Le ragioni più comuni per cui un amministratore cambia gestionale sono di natura operativa: lavorare da remoto senza installazioni, offrire ai condomini un accesso più semplice ai documenti (la trasparenza è un obbligo di legge, art. 1129 c.c.) oppure cambiare modello di costo. Prima di decidere, verifica sul sito del produttore le funzioni disponibili nella versione che usi.
Fase 1: inventario e preparazione dei dati
Prima di iniziare la migrazione, è fondamentale fare un inventario completo dei dati presenti in Domustudio. I dati principali da migrare includono:
Anagrafe condominiale: dati dei condomini, proprietà, inquilini, contatti, codici fiscali. L'articolo 1130, comma 6, del Codice Civile impone la tenuta del registro di anagrafe condominiale, quindi questi dati devono essere completi e aggiornati.
Tabelle millesimali: tutte le tabelle (proprietà, scale, riscaldamento, servizi specifici) con i relativi valori per ciascuna unità immobiliare.
Dati contabili: piano dei conti, movimenti contabili, situazione cassa, bilanci consuntivi e preventivi degli esercizi in corso e precedenti.
Documenti: verbali assembleari, contratti con fornitori, polizze assicurative, documentazione tecnica.
Situazione rate e morosità: piano rateale, versamenti ricevuti, situazione debitoria di ciascun condomino.
Fase 2: esportazione dati da Domustudio
Verifica nel manuale di Domustudio quali esportazioni sono disponibili nella tua versione. In genere servono file CSV o Excel per i dati tabulari e PDF per i documenti; conviene esportare separatamente ogni tipologia di dato per facilitare la successiva importazione.
Per ciascun condominio servono almeno l'anagrafe condominiale, il giornale di contabilità, le ripartizioni e la situazione cassa.
È importante esportare anche lo storico: i bilanci degli esercizi precedenti, i verbali delle assemblee e la documentazione contrattuale. Anche se non tutti questi dati verranno importati automaticamente nel nuovo gestionale, averli in formato digitale ne facilita l'archiviazione.
Fase 3: mappatura e trasformazione dei dati
La mappatura è il passaggio tecnico più delicato. Si tratta di far corrispondere i campi dati di Domustudio con quelli del nuovo gestionale. Ad esempio, il codice del condominio, la denominazione dei conti, le categorie di spesa potrebbero avere nomenclature diverse.
È fondamentale verificare che il piano dei conti del nuovo sistema sia compatibile con quello utilizzato in Domustudio. In caso contrario, sarà necessaria una tabella di conversione che associ ogni voce del vecchio piano dei conti alla corrispondente nel nuovo sistema.
Fase 4: importazione nel nuovo gestionale
L'importazione deve seguire un ordine logico: prima l'anagrafe condominiale, poi le tabelle millesimali, quindi il piano dei conti e infine i movimenti contabili. Questo ordine è necessario perché i movimenti contabili fanno riferimento a condomini e conti che devono essere già presenti nel sistema.
Dopo l'importazione di ogni blocco di dati, è necessario effettuare verifiche puntuali: il numero di unità immobiliari corrisponde, i millesimi totali sommano a 1.000, i saldi contabili corrispondono a quelli di Domustudio.
Fase 5: verifiche post-migrazione
Le verifiche post-migrazione sono cruciali e non devono essere sottovalutate. Bisogna controllare che i saldi di cassa corrispondano ai conti correnti bancari, che le ripartizioni spese producano gli stessi risultati per un esercizio campione, che l'anagrafe sia completa e i riferimenti fiscali corretti, e che le tabelle millesimali siano state importate correttamente.
Migrare in Condowise
Da Domustudio puoi esportare i dati dello studio e caricarli nell'import di Condowise, partire dai file Excel/CSV, compilando il modello di importazione, oppure dall'ultimo consuntivo in PDF, con la lettura automatica e la verifica guidata prima di confermare. I passaggi sono descritti nella pagina Migrazione; per un confronto tra i modelli dei gestionali vedi Confronto.
Il gestionale Condowise è gratuito.
Nessun canone per l’amministratore, nessun limite di condomini o unità. Si pagano solo i servizi per i condomini: li trovi nella pagina Prezzi.