Per collegare in Excel l'anagrafica dei condomini con millesimi, rate e incassi si usa una funzione di ricerca: CERCA.X nelle versioni recenti, CERCA.VERT o INDICE con CONFRONTA in quelle più vecchie. Scrivi il codice dell'unità una volta sola e Excel recupera nome, email e millesimi dall'anagrafica. Sotto trovi le tre formule e gli errori più comuni.
Perché collegare i fogli invece di copiare i dati?
Perché i dati copiati invecchiano. Se cambia il proprietario dell'unità A3 e l'anagrafica è copiata in quattro fogli (riparto, rate, solleciti, avvisi), devi ricordarti di aggiornarla quattro volte. Con una ricerca la correggi in un punto solo e tutti i fogli si aggiornano.
La regola è: una chiave per unità, sempre scritta allo stesso modo (per esempio A1, A2, B1), presente in tutti i fogli.
Come si usa CERCA.X?
Nel foglio delle rate, con il codice unità in colonna A, il cognome del proprietario dall'anagrafica (codici in colonna A, cognomi in colonna E) è:
=CERCA.X(A2;Anagrafica!$A$2:$A$200;Anagrafica!$E$2:$E$200;"Unità non trovata")Gli argomenti sono: cosa cerchi, dove lo cerchi, cosa restituisci, e cosa scrivere se non lo trova. CERCA.X c'è in Excel 2021 e Microsoft 365.
E se ho una versione di Excel più vecchia?
Usa CERCA.VERT, che c'è in tutte le versioni:
=CERCA.VERT(A2;Anagrafica!$A$2:$G$200;5;FALSO)Il 5 è il numero della colonna da restituire, contando dalla prima dell'intervallo. FALSO alla fine è obbligatorio: senza, Excel cerca un valore "simile" e può restituire il proprietario sbagliato senza segnalarlo.
Il limite di CERCA.VERT è che il codice deve stare nella prima colonna a sinistra. Se non è così, usa INDICE con CONFRONTA, che funziona ovunque:
=INDICE(Anagrafica!$E$2:$E$200;CONFRONTA(A2;Anagrafica!$A$2:$A$200;0))Come sommo gli incassi di ogni condomino?
Per totali, non per singoli valori, la funzione giusta è SOMMA.PIÙ.SE. Se nel foglio Incassi l'unità è in colonna B e l'importo in colonna C:
=SOMMA.PIÙ.SE(Incassi!$C:$C;Incassi!$B:$B;A2)Il residuo da pagare è la quota dell'anno meno questo totale. Con una formattazione condizionale (rosso se il residuo è maggiore di zero dopo la scadenza) hai già un primo elenco dei morosi.
Perché la ricerca dà #N/D anche se il codice c'è?
Le cause sono quasi sempre tre.
Spazi nascosti. "A3 " con uno spazio finale non è uguale ad "A3". Pulisci la colonna con:
=ANNULLA.SPAZI(A2)Numeri salvati come testo. Se le unità sono numerate (1, 2, 3), in un foglio possono essere numeri e nell'altro testo. Excel non li considera uguali. Usa ovunque codici con una lettera (A1, A2) oppure converti tutto in numero.
Codici duplicati. Se l'unità A3 compare due volte in anagrafica, la ricerca restituisce sempre la prima riga, senza avvisare. Controlla i doppioni con:
=SE(CONTA.SE($A$2:$A$200;A2)>1;"Doppione";"")E in Google Fogli?
Google Fogli ha CERCA.VERT, INDICE, CONFRONTA e SOMMA.PIÙ.SE con gli stessi nomi in italiano, e supporta anche CERCA.X. Il separatore è il punto e virgola. Per collegare file diversi c'è IMPORTRANGE, ma rallenta molto i fogli grandi: meglio tenere anagrafica e calcoli nello stesso file.
Un modello già impostato
Il modello Excel delle tabelle millesimali ha un'anagrafica con controlli su doppioni, celle vuote e millesimi, ed esporta i dati nel formato di importazione di Condowise. Condowise è un gestionale condominiale gratuito: anagrafica, rate e incassi stanno nello stesso archivio, senza formule di ricerca.
Il modello già pronto.
Domande frequenti.
Meglio CERCA.X o CERCA.VERT?
CERCA.X è più semplice e permette di scrivere cosa mostrare se non trova il valore, ma c’è solo in Excel 2021 e Microsoft 365. CERCA.VERT funziona ovunque, purché finisca con FALSO.
Perché CERCA.VERT restituisce #N/D anche se il valore c’è?
Quasi sempre per spazi nascosti, numeri salvati come testo in uno dei due fogli, o perché il codice non è nella prima colonna dell’intervallo.
Come sommo i pagamenti di un condomino?
Con SOMMA.PIÙ.SE sulla colonna degli importi, usando il codice dell’unità come criterio.
Guida aggiornata a ottobre 2026. Informazioni generali, non una consulenza.