In breve. Fissa una data di taglio a fine mese e porta i saldi a quella data: banca, singoli condomini, fornitori, ritenute da versare e fondi. Prima di importarli, controllali con l'estratto conto. Il vecchio archivio va conservato, perché il rendiconto deve coprire tutto l'esercizio, compresi i mesi prima del cambio.
A inizio esercizio (per molti condomini, gennaio) cambiare strumento è facile: chiudi il consuntivo e riparti da zero. A metà esercizio è un'altra storia. Hai rate emesse e in parte incassate, fatture pagate e da pagare, ritenute trattenute ma non ancora versate, un paio di condomini in ritardo. E alla chiusura il rendiconto dovrà coprire tutto l'esercizio, non solo i mesi passati nel nuovo strumento.
Vale sia che tu arrivi da un altro gestionale sia che tu arrivi da Excel. Chi usa i fogli di calcolo parte anzi un po' avvantaggiato, perché i numeri li ha davanti, in colonne che conosce. Si tratta di decidere quali portare, a che data, e di controllarli con l'unica fonte che non si discute: l'estratto conto.
Conviene cambiare a metà esercizio?
Se il motivo è concreto, di solito sì. Magari lo strumento che usi oggi ti fa perdere tempo ogni settimana, o hai preso nuovi condomini e il foglio non regge più. Aspettare la chiusura dell'esercizio significa altri mesi di saldi riportati a mano.
Le strade sono due.
- Ricarichi tutto dall'inizio dell'esercizio. Nel nuovo strumento entrano tutti i movimenti dal primo giorno. Per il rendiconto è la soluzione più pulita, ma se i movimenti sono tanti ti costa parecchio lavoro.
- Fissi una data di taglio. Porti i saldi a quel giorno e da lì registri solo nel nuovo strumento. Fai prima, ma il registro dei primi mesi rimane nel vecchio.
In pratica: nei primi tre o quattro mesi dell'esercizio conviene quasi sempre ricaricare i movimenti. Più avanti ha più senso il taglio con saldi di apertura, purché tu conservi il dettaglio di quello che c'era prima.
Ricorda cosa chiede l'art. 1130-bis c.c.: il rendiconto contiene il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e la nota sintetica esplicativa. Con il taglio, il registro dell'esercizio si compone di due parti. Va bene, a patto che combacino alla data di taglio e che tu lo spieghi nella nota.
Come scegli la data di taglio?
Scegli il giorno in cui i conti si fermano con meno fatica. Qualche indicazione:
- Fine mese, così l'estratto conto mensile ti dà un saldo certo.
- Pochi giorni dopo la scadenza di una rata, quando i ritardi si vedono già.
- Prima di un pagamento grosso o di un riparto straordinario, non durante.
- Se puoi, lontano dalle scadenze per il versamento delle ritenute, per non trovarti un F24 a cavallo tra due strumenti.
Una volta scelta, scrivila e non spostarla più. Quello che passa in banca fino a quel giorno compreso resta nel vecchio strumento, dal giorno dopo va solo nel nuovo. L'errore tipico è il bonifico che cade sul confine e finisce registrato due volte, o mai.
Fai il taglio a fine mese, ma lavoralo nella prima settimana del mese dopo. Ti serve l'estratto conto definitivo, con i movimenti di fine mese già contabilizzati.
Quali saldi di apertura devi portare?
I saldi di apertura fotografano il condominio alla data di taglio. In Excel di solito stanno sparsi: il saldo cassa in una cella in fondo, i saldi dei condomini nel foglio rate, le fatture da pagare in un altro file. Prima di importare, raccoglili in un solo prospetto.
Saldo del conto corrente
È il saldo del conto intestato al condominio alla data di taglio, come risulta dall'estratto conto. Per l'art. 1129 c.c., comma 7, tutte le somme passano da lì. Se c'è una piccola cassa contanti, portala a parte con i suoi giustificativi.
Saldo di ogni condomino
Per ogni unità ti servono le rate emesse fino al taglio, i versamenti ricevuti e la differenza tra le due cifre. Saldo negativo vuol dire debito del condomino, positivo vuol dire anticipo. Gli eventuali residui dell'esercizio precedente non ancora chiusi vanno tenuti distinti dalle rate correnti.
Fornitori e ritenute
Ti servono le fatture ricevute e non pagate, con la scadenza, e le ritenute già trattenute ma non ancora versate con F24. Per la ritenuta del 4% (art. 25-ter DPR 600/1973) il condominio può aspettare che il totale arrivi a 500 euro, comunque entro il 30 giugno e il 20 dicembre. Se il taglio cade vicino a una di queste date, chiudi prima i versamenti.
Fondi
Se c'è, porta il fondo speciale per i lavori straordinari (art. 1135 c.c., primo comma n. 4) con quanto versato finora, insieme agli altri accantonamenti deliberati. Per ogni fondo indica il saldo e la quota di ciascun condomino.
Spese già sostenute per voce
Con il taglio porti anche i totali già spesi per voce di preventivo: pulizie, energia, ascensore. Alla chiusura ti servono per confrontare consuntivo e preventivo e per un riparto che torni.
Come verifichi i saldi con l'estratto conto?
In due passaggi: prima la banca, poi i condomini.
Primo controllo: il saldo del conto
Esempio: un condominio di 12 unità, esercizio da gennaio a dicembre, con data di taglio 31 maggio 2026. Il foglio Excel segna in cassa 8.940,00 EUR, l'estratto conto al 31 maggio 8.430,00 EUR. Mancano 510,00 EUR.
Scorrendo i movimenti di fine mese salta fuori che:
- un bonifico di 640,00 EUR alla ditta dell'ascensore, addebitato il 28 maggio, non è nel foglio;
- una rata di 130,00 EUR accreditata il 29 maggio non è stata registrata.
8.940,00 meno 640,00 più 130,00 fa 8.430,00. Il saldo torna, e solo adesso puoi usarlo come saldo di apertura.
Se una differenza non si spiega, non chiuderla con una riga di rettifica. Quella che a maggio resta senza spiegazione, a fine esercizio te la chiedono in assemblea.
Secondo controllo: i saldi dei condomini
Nello stesso esempio, le rate emesse da gennaio a maggio valgono 14.400,00 EUR. Gli incassi dai condomini in estratto conto nello stesso periodo, rata del 29 maggio compresa, sono 13.130,00 EUR. Se nessuno ha pagato in anticipo, i condomini devono ancora 1.270,00 EUR.
Adesso somma i saldi negativi delle singole unità nel prospetto. Se il totale è 1.270,00 EUR, sei a posto. Se è 1.400,00 EUR, c'è un versamento di 130,00 EUR che hai visto in banca ma non hai attribuito a nessuno, quasi certamente la rata del 29 maggio.
Con Excel questo controllo va fatto a mano incrociando due file, ed è per questo che lo si salta più spesso. È però quello che ti evita di sollecitare chi ha già pagato.
Cosa porti con te oltre ai numeri?
Con i saldi riparti, ma per lavorare serve altro. Prima del taglio prepara anche:
- l'anagrafica aggiornata con proprietari, conduttori, recapiti e subentri dell'esercizio con la data, perché cambia chi paga cosa;
- le tabelle millesimali in uso, verificando che ognuna sommi a 1.000;
- il preventivo approvato e il piano rate, comprese le rate future già deliberate;
- lo stato dei solleciti: a chi hai scritto, quando e con che esito;
- i contratti con i fornitori e le scadenze periodiche;
- i verbali dell'esercizio.
Sui solleciti contano le date. L'art. 1129 c.c., comma 9, ti chiede di agire contro i morosi entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio in cui il credito è esigibile, salvo dispensa dell'assemblea. Quando cambi strumento, questa storia non può restare solo nella tua testa.
Il vecchio file tienilo. Esportalo, mettilo in sola lettura e conservalo con la documentazione dell'esercizio: alla chiusura ti serve per il registro dei mesi prima del taglio, e i condomini possono chiedere di vedere i documenti giustificativi.
Per non dimenticare niente c'è la checklist per il passaggio di consegne. Nasce per il cambio di amministratore, ma l'elenco dei documenti va bene anche se cambi solo strumento.
Cosa fai, in pratica, la settimana del cambio?
- Scegli la data di taglio a fine mese e comunicala a chi lavora con te in studio.
- Smetti di registrare nel vecchio strumento i movimenti successivi a quella data.
- Scarica l'estratto conto definitivo al giorno del taglio.
- Prepara il prospetto dei saldi: conto corrente, condomini, fornitori, ritenute da versare, fondi, spese per voce.
- Fai i due controlli, saldo del conto e totale dovuto dai condomini, e trova la causa di ogni differenza.
- Esporta anagrafica e tabelle millesimali e verifica che ogni tabella sommi a 1.000.
- Importa nel nuovo strumento e confronta unità per unità i saldi importati con il prospetto.
- Archivia il vecchio file in sola lettura e annota la data di taglio, da citare nella nota sintetica del rendiconto.
In Condowise importi anagrafiche, tabelle e saldi con il modello CSV che trovi alla pagina migrazione da Excel e da altri gestionali, oppure da un consuntivo PDF, con una verifica guidata prima di confermare. Dopo il taglio la fonte resta l'estratto conto: con la riconciliazione assistita il sistema propone gli abbinamenti tra movimenti e rate e tu li confermi.
Il gestionale è gratuito, senza canone e con condomini illimitati. Si pagano solo i servizi per i condomini, dal condominio e solo se li attivi. Condowise apre il 22 ottobre 2026: intanto puoi iscriverti alla lista d'attesa.
Domande frequenti
Posso fare il consuntivo con due programmi diversi nello stesso esercizio?
Sì, ma il rendiconto deve coprire tutto l'esercizio. Il registro di contabilità sarà in due parti, che devono combaciare alla data di taglio. Spiega il passaggio nella nota sintetica esplicativa.
Cosa sono i saldi di apertura in condominio?
La situazione del condominio alla data di taglio: saldo del conto corrente, debito o credito di ogni condomino, fatture da pagare, ritenute da versare e fondi accantonati. Da qui riparte la contabilità nel nuovo strumento.
Il saldo di cassa del mio foglio Excel non coincide con l'estratto conto, cosa faccio?
Scorri i movimenti degli ultimi giorni prima del taglio e cerca addebiti o accrediti che non hai registrato. Finché non sai da dove viene la differenza, non chiuderla con una rettifica.
Devo avvisare i condomini se cambio gestionale a metà anno?
Per loro conto corrente e rate deliberate restano gli stessi. Avvisali se cambia l'aspetto degli avvisi di rata o il canale con cui ricevono le comunicazioni, così non si confondono.
Meglio ricaricare tutti i movimenti o partire dai saldi?
Nei primi mesi dell'esercizio ricaricare i movimenti ti dà un registro unico e più pulito. Più avanti in genere conviene la data di taglio, con saldi di apertura verificati in banca.
Il gestionale Condowise è gratuito.
Nessun canone per l’amministratore, nessun limite di condomini o unità. Si pagano solo i servizi per i condomini: li trovi nella pagina Prezzi.