In breve. Il piano rate in Excel si costruisce dal preventivo approvato: si prende la quota di ogni unità per tabella, la si divide nel numero di rate e si lascia all'ultima rata il compito di assorbire i centesimi. Gli incassi stanno in un foglio separato, collegato al piano con SOMMA.PIÙ.SE. Il foglio regge finché i condomini sono pochi e le rate non cambiano a metà anno.
Il preventivo è approvato, l'assemblea ha deciso quante rate e con quali scadenze. Ora quel totale va trasformato in importi per ogni unità, vanno mandati gli avvisi e poi, mese dopo mese, devi capire chi ha pagato, chi ha pagato metà e chi non si è fatto sentire. Su Excel si fa, e parecchi studi lo fanno bene da anni. Conta impostare il file in modo che i conti tornino da soli, senza ricontrollarli a mano a ogni bonifico che entra.
Da dove parte il piano rate?
Da tre dati: il preventivo approvato diviso per tabella millesimale, i millesimi di ogni unità e il saldo dell'esercizio precedente. Il terzo è quello che si dimentica più spesso.
Se un condomino chiude l'anno con un credito di 120 EUR, quei soldi si scalano dalla prima rata. Se chiude con un debito, si aggiungono. Se lo gestisci a parte, su un altro foglio, a fine anno ti ritrovi con due saldi che non si parlano.
Il riparto del preventivo per millesimi lo hai già. Per un controllo veloce sui numeri, il calcolatore riparto spese ti dà la quota di ogni unità per tabella. Il piano rate prende quella quota e la distribuisce nel tempo.
Come imposti il foglio delle rate in Excel?
Con almeno tre fogli: Anagrafica, Piano rate, Incassi. Tenerli separati è la scelta che più ti fa risparmiare tempo dopo.
Le colonne del piano rate
Nel foglio Piano rate metti una riga per ogni unità e per ogni rata, invece di una riga per unità con le rate in colonna. Il foglio si allunga, ma così puoi usare filtri e somme condizionate.
Le colonne minime:
- Codice unità (lo stesso usato in Anagrafica)
- Numero rata
- Data di scadenza
- Importo dovuto
- Importo versato (calcolato, non scritto a mano)
- Residuo (dovuto meno versato)
- Giorni di ritardo
Il nome del condomino qui non serve: lo recuperi con CERCA.X dal codice unità. Se cambia il proprietario, lo aggiorni in un posto solo.
Le scadenze con DATA.MESE
Con rate trimestrali, a mano scrivi solo la prima scadenza. Le altre le ricavi con DATA.MESE, per esempio =DATA.MESE(C2;3) per la scadenza tre mesi dopo. Se l'assemblea ha scelto la fine del mese, usa FINE.MESE. Quando cambia la prima data, si spostano tutte.
Gli arrotondamenti
È da qui che nasce il centesimo che non torna. Una quota di 1.000,00 EUR divisa in 3 rate dà 333,333 periodico. Arrotondando ogni rata a 333,33, il totale fa 999,99.
La regola pratica: tutte le rate tranne l'ultima con ARROTONDA(quota/numero rate;2), e l'ultima come quota totale meno la somma delle rate precedenti. Le prime due fanno 333,33, l'ultima 333,34, il totale 1.000,00.
Esempio: dal preventivo alle quattro rate
Un condominio con 12 unità approva un preventivo di 24.000,00 EUR sulla tabella di proprietà, in 4 rate trimestrali con prima scadenza il 31 gennaio.
L'unità A3 ha 85 millesimi. La quota annua è 24.000,00 x 85 / 1.000 = 2.040,00 EUR. Diviso 4, fa 510,00 EUR a rata.
Dal consuntivo dell'anno prima, A3 ha un credito di 120,00 EUR. La prima rata diventa 510,00 meno 120,00 = 390,00 EUR, le altre tre restano a 510,00. Totale dovuto nell'anno: 390,00 + 510,00 + 510,00 + 510,00 = 1.920,00 EUR, cioè la quota di 2.040,00 meno il credito di 120,00.
In fondo al foglio tieni sempre un controllo: la somma degli importi dovuti di tutte le unità deve corrispondere al preventivo approvato più i debiti pregressi meno i crediti pregressi. Se la cella di differenza non è zero, c'è un errore da trovare prima di mandare gli avvisi.
Come registri gli incassi senza perdere il filo?
Nel foglio Incassi scrivi una riga per movimento, come arriva dall'estratto conto: data, codice unità, importo, causale originale. Non abbinare a mano il versamento a una rata precisa, almeno all'inizio.
Nel Piano rate, la colonna Importo versato la ricavi con SOMMA.PIÙ.SE sugli incassi di quell'unità. Il versato poi si distribuisce sulle rate in ordine di scadenza: si copre prima la più vecchia e il resto va sulla successiva. Basta una formula che confronti il totale versato dall'unità con il dovuto cumulato fino a quella rata.
Torniamo ad A3. Versa 390,00 EUR il 28 gennaio e 300,00 EUR il 5 maggio: al 30 giugno il versato è 690,00 EUR. Il dovuto cumulato alla seconda rata (scadenza 30 aprile) è 390,00 + 510,00 = 900,00 EUR. Restano 210,00 EUR sulla seconda rata: la prima risulta saldata, la seconda pagata in parte.
I guai arrivano dai bonifici con causali vaghe, da quelli pagati dall'inquilino a nome suo, dai versamenti cumulativi per due unità dello stesso proprietario. Ognuno va attribuito a mano, e conviene scrivere in una colonna Note come hai deciso. A fine anno, se un condomino contesta, quella nota vale più di qualsiasi formula.
Nel modello Excel piano rate e incassi trovi questa struttura già pronta, con i fogli collegati e la cella di controllo.
Come vedi a colpo d'occhio chi è in ritardo?
Nella colonna Giorni di ritardo metti una formula che restituisce zero se il residuo è zero e, altrimenti, la differenza tra oggi e la scadenza, se positiva. Al resto pensa la formattazione condizionale: giallo sopra i 15 giorni, arancione sopra i 30, rosso sopra i 90. Le soglie le fissi tu, in base a come lavori.
Filtrando il residuo maggiore di zero ottieni l'elenco dei morosi in ordine di scadenza. Una tabella pivot su codice unità e residuo ti dà il totale dovuto da ciascuno.
Occhio al calendario. L'art. 1129, comma 9, c.c. chiede di agire contro i morosi entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio in cui il credito è esigibile, salvo dispensa dell'assemblea. E per il decreto ingiuntivo, l'art. 63 disp. att. c.c. si basa sullo stato di ripartizione approvato: il piano rate deve corrispondere esattamente a quanto votato dall'assemblea. Se lo hai ritoccato dopo, tieni traccia del perché.
Dove il foglio smette di reggere?
Con 12 unità e quattro rate il foglio regge bene. Comincia a costare tempo in altri punti, che di solito si presentano insieme.
Le rate che cambiano a metà anno
L'assemblea approva una spesa straordinaria con rate proprie, oppure modifica il preventivo a giugno. Devi aggiungere righe, ricalcolare le rate future senza toccare quelle passate e far tornare la cella di controllo. È il momento in cui le formule copiate a mano si rompono.
I subentri
Un appartamento viene venduto a metà esercizio. Le rate scadute restano al vecchio proprietario, quelle future passano al nuovo, e i pagamenti già ricevuti vanno attribuiti alla persona giusta. In Excel duplichi le righe e sposti gli incassi, sperando di non sbagliare data.
L'estratto conto da ricopiare
Ogni mese scarichi il CSV della banca, lo incolli, sistemi le colonne, abbini i bonifici. Con 5 condomini ci vanno un paio d'ore. Con 20 diventa un lavoro a sé, e l'abbinamento resta tutto nella tua testa.
Gli avvisi e i solleciti
Il foglio sa chi è in ritardo, ma la lettera la scrivi tu: stampa unione, PDF, invio, e poi annotare da qualche parte che il sollecito è partito e quando. Il registro dei solleciti diventa un quarto foglio da tenere allineato agli altri tre.
Nessuno di questi è un motivo per buttare il file. Sono i punti in cui conviene chiedersi se il tempo che ci metti vale ancora la pena.
Cosa fare questa settimana
- Separa il file in tre fogli: Anagrafica, Piano rate, Incassi, collegati da un codice unità unico.
- Riporta nel piano i saldi dell'esercizio precedente prima di calcolare la prima rata.
- Calcola le rate con ARROTONDA e lascia i centesimi all'ultima.
- Aggiungi la cella di controllo: totale dovuto uguale a preventivo più debiti meno crediti pregressi.
- Registra gli incassi come arrivano dall'estratto conto e lascia che siano le formule a distribuirli sulle rate.
- Imposta la formattazione condizionale sui giorni di ritardo e guarda il filtro dei residui almeno una volta al mese.
- Scrivi nella colonna Note ogni attribuzione fatta a mano.
Se il foglio comincia a pesare, Condowise è un gestionale condominiale gratuito: nessun canone, condomini illimitati, apre il 22 ottobre. Le rate nascono dal preventivo, il sistema propone gli abbinamenti tra estratto conto e rate e tu li confermi a mano, lo scadenziario delle morosità mostra chi è in ritardo. Si pagano solo i servizi per i condomini, se li attivi. Piano rate e saldi si importano con il modello CSV della pagina migrazione da Excel, con una verifica guidata prima di confermare.
Domande frequenti
Come calcolo l'importo di ogni rata condominiale in Excel?
Moltiplica il totale del preventivo di ogni tabella per i millesimi dell'unità, dividi per mille e poi per il numero di rate. Arrotonda le rate al centesimo con ARROTONDA e calcola l'ultima come differenza: così il totale torna esatto.
Il credito dell'anno precedente va tolto dalla prima rata?
Di solito sì: il saldo a credito risultante dal consuntivo approvato si scala dalla prima rata, quello a debito si aggiunge. Conta che il piano rispecchi quanto approvato dall'assemblea.
Se un condomino paga meno della rata, su quale rata va il versamento?
Di solito si copre prima la rata scaduta più vecchia e il resto va sulla successiva. In Excel lo ottieni confrontando il totale versato dall'unità con il dovuto cumulato rata per rata.
Posso intestare le rate all'inquilino invece che al proprietario?
Verso il condominio l'obbligato resta il condomino proprietario, anche se a pagare materialmente è l'inquilino. Nel foglio conviene intestare le rate al proprietario e annotare chi ha fatto il versamento.
Ogni quanto devo aggiornare il foglio degli incassi?
Almeno una volta al mese, dopo aver scaricato l'estratto conto, e comunque subito dopo ogni scadenza di rata. Così il filtro dei ritardi è affidabile quando devi mandare i solleciti.
Il gestionale Condowise è gratuito.
Nessun canone per l’amministratore, nessun limite di condomini o unità. Si pagano solo i servizi per i condomini: li trovi nella pagina Prezzi.