Importare anagrafiche condominio da Excel senza errori

In breve. Per importare le anagrafiche da Excel ti serve un foglio pulito: una riga per ogni persona su ogni unità, un solo dato per colonna, codici fiscali verificati, CAP e telefoni salvati come testo, millesimi che sommano a 1000. Poi salvi in CSV UTF-8 e, prima di confermare l'import, controlli i totali.

Il foglio delle anagrafiche è il primo che hai costruito e quello che hai aggiornato più spesso. Negli anni si è riempito di celle unite, note scritte accanto al nome, colori che hanno un significato solo per te. Finché lo leggi tu, regge. Quando deve leggerlo un programma, ogni abitudine diventa un dato da interpretare. Qui trovi come preparare il file prima dell'import, colonna per colonna, e quali controlli fare a mano per non scoprire gli errori a gennaio, con le rate già emesse.

Da dove parto se il mio file è cresciuto a pezzi?

Da una copia. Il foglio originale non si tocca: duplica il file, dagli come nome la data di oggi e lavora su quello. Se qualcosa va storto, hai ancora la versione che usi da anni.

Poi togli quello che aiuta l'occhio ma manda in confusione l'import:

• celle unite (il caso tipico è il nome della scala unito su più righe);
• righe di titolo, subtotali e righe vuote in mezzo all'elenco;
• note dentro la cella del nome, come "Rossi Mario (paga lui per la figlia)";
• colori usati come informazione, per esempio il giallo per gli inquilini.

Se un colore o una nota porta un'informazione vera, trasformala in una colonna. Il giallo degli inquilini diventa una colonna "Ruolo" con scritto "Conduttore", la nota sul pagamento finisce in una colonna "Note". Il programma legge le parole, i colori non li vede.

Come devono essere organizzate righe e colonne?

La regola: una riga per ogni persona su ogni unità. Se l'appartamento 4 ha due comproprietari, fai due righe con lo stesso codice unità. Se il signor Bianchi ha un appartamento e un box, fai due righe con lo stesso codice fiscale e codici unità diversi.

In ogni colonna va un solo tipo di dato. Di solito servono queste:

• codice unità, univoco nel condominio (per esempio A-04 per scala A interno 4);
• scala, piano, interno e tipo di unità (abitazione, box, negozio, cantina);
• ruolo della persona: proprietario, comproprietario, usufruttuario, nudo proprietario, conduttore;
• cognome e nome in due colonne separate, oppure ragione sociale per le società;
• codice fiscale e, per le società, partita IVA;
• indirizzo di residenza o recapito, CAP, comune, provincia;
• email, PEC, telefono;
• quota di proprietà: 100 per il proprietario unico, la quota di ciascuno se ci sono comproprietari, vuota per conduttori e usufruttuari;
• data di inizio del ruolo, che torna utile per i subentri.

Il modello CSV per l'import ha già le sue intestazioni. Non rinominare le tue colonne come capita: copia le intestazioni del modello e incolla sotto i tuoi dati, nell'ordine giusto. Una colonna del modello che non ti serve la lasci vuota, senza cancellarla.

Indirizzo in una cella o in quattro?

In quattro. "Via Roma 12, 20121 Milano MI" in una cella sola si legge bene ma non si separa senza errori. Via e numero civico, CAP, comune, provincia: una colonna ciascuno. Se oggi li hai uniti, ti aiuta la funzione Testo in colonne di Excel; ricontrolla però le righe con indirizzi particolari, tipo "Località" o "Frazione".

Perché i CAP e i telefoni perdono lo zero?

Perché Excel li tratta come numeri. Il CAP 00184 diventa 184, il fisso 0612345678 diventa 612345678, e un numero lungo può finire in notazione scientifica.

Per evitarlo, formatta quelle colonne come Testo prima di incollare o digitare i dati. Se il danno è già fatto, per i CAP puoi rimettere lo zero con una formula come =TESTO(G2;"00000") in una colonna di appoggio, poi copi e incolli come valori. I telefoni conviene controllarli a vista: non hanno tutti la stessa lunghezza, e una formula unica rischia di aggiungere zeri dove non vanno.

Vale lo stesso per l'IBAN, se lo tieni in anagrafica: salvalo come testo, senza spazi. Un IBAN italiano ha 27 caratteri, e con =LUNGHEZZA() trovi subito quelli tagliati.

Come controllo i codici fiscali prima dell'import?

Il codice fiscale lega la persona a tutte le sue unità. Se è sbagliato, lo stesso condomino può comparire due volte, oppure due persone diverse finiscono sotto lo stesso codice.

Fai questi controlli in colonne di appoggio, da cancellare alla fine:

1. Pulizia: =MAIUSC(ANNULLA.SPAZI(F2)) toglie gli spazi in eccesso e porta tutto in maiuscolo.
2. Lunghezza: =LUNGHEZZA(F2). Le persone fisiche hanno 16 caratteri, società e altri enti 11 cifre. Ogni altro valore va rivisto.
3. Lettere e cifre al posto giusto: nel codice di una persona fisica le prime sei posizioni sono lettere. Gli errori di battitura più comuni sono una O al posto dello 0 e una I al posto dell'1.
4. Duplicati: =CONTA.SE($F$2:$F$200;F2) ti dice quante volte compare ogni codice. Un valore sopra 1 è normale se la persona ha più unità; diventa un errore se allo stesso codice corrispondono nomi diversi.

Una lunghezza corretta non basta: il carattere finale di controllo va verificato sui documenti o con il condomino. Se un codice non ti torna, segnalalo e chiedilo, senza ricostruirlo da nome e data di nascita.

Che cosa faccio con comproprietari, usufrutto e inquilini?

Qui l'anagrafica si incrocia con il riparto, quindi queste righe vanno sistemate per bene.

Per ogni unità le quote di proprietà devono fare 100. Se il proprietario è uno solo, nella sua riga scrivi 100; se ci sono comproprietari, scrivi la quota di ciascuno. Sulle righe di conduttori e usufruttuari la quota resta vuota.

Per controllarlo in fretta conta solo le righe dei proprietari: =SOMMA.PIÙ.SE($M$2:$M$200;$A$2:$A$200;A2;$C$2:$C$200;"*proprietario"), con A il codice unità, C il ruolo e M la quota. Il criterio con l'asterisco prende proprietario, comproprietario e nudo proprietario, e lascia fuori conduttori e usufruttuari. Il risultato deve essere 100 su ogni riga: dove esce un altro numero, quell'unità va rivista.

Usufrutto e nuda proprietà vanno su due righe distinte, con il ruolo scritto. Chi paga cosa dipende dalla natura della spesa, e il programma riesce ad applicarlo solo se sa chi è l'usufruttuario e chi il nudo proprietario.

Gli inquilini vanno inseriti. Il registro di anagrafe previsto dall'art. 1130 n. 6 c.c. comprende anche chi ha un diritto personale di godimento sull'unità, come il conduttore. Per ognuno serve una riga con ruolo "Conduttore" e la data di inizio locazione. L'inquilino non prende il posto del proprietario: il proprietario resta in anagrafica.

Per uno schema di partenza delle colonne puoi usare il modello Excel tabelle millesimali e anagrafica. Per cosa deve contenere il registro, il riferimento resta l'art. 1130 n. 6 c.c.

Millesimi e saldi iniziali vanno nello stesso file?

Di solito stanno in file o fogli separati, ma vanno controllati insieme alle anagrafiche perché si agganciano tutti al codice unità. Se in anagrafica c'è A-04 e nella tabella millesimi c'è "A4", l'import non li collega.

Per cominciare, due controlli:

• ogni tabella millesimale somma a 1.000,000;
• ogni codice unità presente nei millesimi esiste anche in anagrafica, e viceversa.

Poi i saldi di apertura, cioè debiti e crediti dei condomini alla data da cui parti. Se parti dalla chiusura dell'esercizio, la somma dei saldi individuali deve coincidere con il totale dell'ultimo rendiconto approvato. Se parti a metà anno, aggiungi i movimenti successivi al rendiconto: come fare il taglio lo trovi in cambiare gestionale a metà anno.

Esempio: un condominio con 12 unità chiude l'esercizio con tre condomini in debito e uno in credito. I debiti sono 420,50 EUR, 180,00 EUR e 95,30 EUR, in tutto 695,80 EUR. Il credito è di 60,00 EUR. Il saldo netto dei condomini è quindi 695,80 meno 60,00, cioè 635,80 EUR. Se parti dalla chiusura e nel file da importare la colonna saldi non somma a 635,80 EUR, c'è un segno sbagliato o manca una riga, e conviene accorgersene adesso.

Sul segno, scegli una convenzione (per esempio positivo uguale debito del condomino) e usala su tutte le righe. I segni misti sono una causa tipica di saldi che non tornano dopo un import.

Come salvo il file perché venga letto bene?

Il formato è CSV. Su Excel in italiano scegli "CSV UTF-8 (delimitato da virgole)": il nome parla di virgole, ma con le impostazioni italiane il separatore di solito è il punto e virgola. Va bene, purché corrisponda a quello che chiede il modello.

Qualche accorgimento in più:

• UTF-8 conserva lettere accentate e apostrofi: "D'Angelo" e "Niccolò" restano scritti giusti;
• i decimali di millesimi e saldi restano con la virgola, se il modello è impostato all'italiana;
• le date vanno in un unico formato, per esempio gg/mm/aaaa, senza mescolare "marzo 2021" e "01/03/21".

Dopo il salvataggio apri il CSV con il Blocco note e guarda le prime righe. Se al posto delle lettere accentate trovi simboli strani, o se le colonne sono spostate, sistemi prima di caricarlo.

Cosa faccio in concreto lunedì mattina?

1. Duplica il foglio delle anagrafiche e lavora sulla copia.
2. Togli celle unite, righe di titolo, subtotali e colori usati come dati.
3. Porta tutto a una riga per persona per unità, con un codice unità univoco, inquilini compresi.
4. Formatta come testo CAP, telefoni, IBAN e codici fiscali.
5. Controlla lunghezza e duplicati dei codici fiscali e chiedi conferma su quelli dubbi.
6. Verifica che le quote dei proprietari facciano 100 su ogni unità e che i millesimi sommino a 1.000.
7. Confronta il totale dei saldi di apertura con l'ultimo rendiconto approvato, più gli eventuali movimenti successivi se parti a metà anno.
8. Copia i dati nel modello CSV, salva in UTF-8 e apri il file con il Blocco note per controllarlo.

Con Condowise, il gestionale condominiale gratuito, il file preparato così si carica con il modello CSV. Prima di confermare l'import c'è una verifica guidata. Condowise apre il 22 ottobre 2026: intanto puoi iscriverti alla lista d'attesa e scaricare il modello CSV da /migrazione per preparare il file. Il gestionale non ha canone né limiti di condomini; si pagano solo i servizi per i condomini, e solo se decidi di attivarli.

Domande frequenti

Posso importare le anagrafiche se ho nome e cognome nella stessa cella?

Meglio separarli prima, con Testo in colonne o con le funzioni di testo di Excel. Ricontrolla a mano i cognomi doppi e quelli con particelle, come De Luca o Dal Monte, che la divisione automatica spezza male.

Come faccio a evitare che Excel tolga lo zero iniziale dal CAP?

Formatta la colonna come Testo prima di inserire i dati. Se lo zero è già sparito, rimettilo con =TESTO(cella;"00000") e incolla il risultato come valori.

Un condomino con più unità va inserito una volta sola?

No, serve una riga per ogni unità, sempre con lo stesso codice fiscale. In questo modo il programma riconosce la stessa persona e la collega a tutte le sue unità.

Che separatore uso per il CSV con Excel in italiano?

Se salvi in CSV UTF-8 con le impostazioni italiane, Excel di solito usa il punto e virgola. Va bene se corrisponde al modello: per esserne sicuro, apri il file con il Blocco note.

Devo importare anche gli inquilini?

Sì. Il registro di anagrafe (art. 1130 n. 6 c.c.) comprende anche chi ha un diritto personale di godimento, come il conduttore. Inseriscili con il ruolo di conduttore e la data di inizio, e lascia in anagrafica anche il proprietario.