In breve. Non devi trasferire tutto. Ti servono anagrafiche pulite, tabelle millesimali che sommano a 1.000 e saldi di apertura verificati, con attivo e passivo che coincidono. Il momento più semplice è l'inizio dell'esercizio. I vecchi file Excel vanno in archivio in sola lettura, con il rendiconto e il verbale in PDF.
Il passaggio da Excel a un gestionale preoccupa per un motivo preciso. I fogli che usi oggi contengono anni di lavoro, e nessuno vuole trovarsi con un saldo sbagliato davanti a un condomino. Però non devi trasferire tutto. Ti bastano poche cose, purché giuste: anagrafiche, millesimi e saldi di apertura. Il resto rimane in archivio, dove sta già.
L'ordine che conviene seguire in studio è questo: pulisci i dati, scegli la data di taglio, calcoli i saldi, importi e controlli. Un condominio alla volta.
Cosa devo pulire nei fogli prima di importare?
Il gestionale legge quello che gli dai. Righe doppie o celle unite finiscono dentro l'import, oppure lo bloccano. Meglio sistemarle prima, in Excel, dove sai già muoverti.
Anagrafiche
Parti dall'elenco delle unità, non dalle persone. Ogni riga è un'unità immobiliare con un codice stabile (scala, piano, interno). Accanto metti il proprietario e, se c'è, l'inquilino. Controlla che ci siano:
- un solo codice per unità, scritto sempre allo stesso modo (non «Int. 3» in un foglio e «3» in un altro);
- codice fiscale presente e di 16 caratteri per le persone fisiche;
- i subentri dell'ultimo anno registrati, con la data;
- email e PEC in colonne separate, un indirizzo per cella;
- nessuna cella unita e nessuna riga di totale in mezzo ai dati.
Se tieni anagrafica e millesimi in fogli diversi, approfittane per metterli sullo stesso foglio, con una colonna per tabella. Il modello Excel tabelle millesimali e anagrafica ha già questa struttura e puoi partire da lì per la pulizia.
Millesimi
Ogni tabella (generale, scale, ascensore, riscaldamento) deve sommare a 1.000. Sembra ovvio, ma nei fogli passati di mano in mano capita che una tabella sommi a 999,98 per un arrotondamento di anni fa, o che un'unità frazionata abbia ancora i millesimi vecchi.
Come controllo che i millesimi tornino?
In fondo a ogni colonna metti una SOMMA e accanto una cella con la differenza da 1.000. Se la differenza non è zero, non correggere a occhio la riga più grande: cerca la causa. Di solito si tratta di un'unità frazionata o accorpata, di valori a tre decimali arrotondati a due, o di un copia e incolla sfasato di una riga.
Poi fai una prova di riparto. Prendi una spesa reale dell'ultimo consuntivo, ripartiscila con i millesimi che stai per importare e confronta il risultato con quello approvato in assemblea. Se coincide, la tabella è quella giusta. Per una verifica veloce senza toccare i tuoi fogli c'è il calcolatore riparto spese.
Si importano i millesimi della tabella approvata, non quelli che ritieni corretti. Se trovi un errore vero, segnalalo e portalo in assemblea. Il cambio di strumento non è l'occasione per sistemarlo in silenzio.
Qual è il momento migliore per passare?
Il momento più semplice è l'inizio di un esercizio, subito dopo la chiusura del consuntivo precedente. Lì hai un saldo bancario certo, una situazione dei condomini già verificata e nessuna spesa a metà ripartizione. Se il condominio chiude al 31 dicembre, il taglio naturale è il 1° gennaio.
Per cominciare non serve aspettare l'assemblea. Anagrafiche e millesimi li carichi subito, i saldi di apertura quando il consuntivo è chiuso. Se passi a esercizio in corso il lavoro cambia: devi riportare anche le spese già registrate e le rate già incassate fino alla data di taglio.
Con più condomini, evita di passarli tutti insieme. Comincia da quello con il bilancio più semplice e completa un ciclo intero: una rata, gli incassi, il controllo con la banca. Poi porta gli altri, magari seguendo l'ordine di chiusura degli esercizi.
Quali saldi di apertura servono?
È qui che i dati si perdono, perché nel foglio i saldi spesso non esistono come numero unico: li ricavi a mano da più colonne. Ti servono:
- il saldo del conto corrente del condominio alla data di taglio, preso dall'estratto conto e non dal foglio;
- la cassa contante, se esiste;
- il saldo di ogni condomino: quanto deve (rate non pagate, conguagli a debito) o quanto ha versato in più;
- i debiti verso i fornitori, cioè le fatture ricevute e non ancora pagate;
- i fondi accantonati, come il fondo speciale per lavori straordinari previsto dall'art. 1135 c.c.;
- le eventuali ritenute trattenute ai fornitori e non ancora versate.
Il controllo è uno solo: quello che il condominio ha deve essere uguale a quello che deve o accantona. Da una parte banca, cassa e crediti verso i condomini. Dall'altra debiti verso i fornitori, fondi e somme a credito dei condomini. Se non quadra, l'errore va trovato prima di importare.
Un esempio con i conti
Un condominio di 8 unità chiude l'esercizio al 31 dicembre. Alla data di taglio la situazione è questa.
Cosa ha il condominio:
- saldo del conto corrente da estratto conto: 6.420,00 EUR;
- crediti verso condomini: l'interno 3 deve 640,00 EUR e l'interno 7 deve 540,00 EUR, in tutto 1.180,00 EUR.
Totale: 7.600,00 EUR.
Cosa deve o accantona:
- fatture dei fornitori ricevute e non ancora pagate: 2.350,00 EUR;
- fondo speciale per il rifacimento della facciata: 5.000,00 EUR;
- somma a credito dell'interno 5, che ha versato più del dovuto: 250,00 EUR.
Totale: 7.600,00 EUR.
I totali coincidono e i saldi sono pronti. Nel foglio questi numeri di solito sono sparsi tra il prospetto delle rate, il registro delle fatture e il conto banca. Scrivili su un foglio a parte, con la data, e conservalo: è il ponte tra il vecchio archivio e il nuovo.
Quando i totali non coincidono, guarda prima qui. Una rata segnata come incassata a fine anno ma non ancora arrivata in banca. Una fattura pagata e ancora segnata come aperta. Un conguaglio dell'esercizio precedente mai riportato.
Cosa faccio dei vecchi file Excel?
Non li cancelli e non li modifichi più. Il registro di contabilità è tra quelli che l'amministratore deve tenere (art. 1130 c.c., n. 7) e i condomini possono prendere visione dei documenti giustificativi (art. 1130-bis c.c.). I vecchi fogli fanno parte di quella storia.
Per archiviarli con ordine:
- una cartella per condominio e una sottocartella per esercizio;
- i file Excel salvati come copia finale e protetti dalla modifica;
- accanto, il PDF del rendiconto approvato e del verbale di approvazione;
- il foglio dei saldi di apertura nella cartella dell'esercizio nuovo;
- fatture, estratti conto e contratti dove li tieni già, senza spostarli.
I tempi di conservazione cambiano a seconda del tipo di documento. Chiedi un'indicazione al commercialista, soprattutto per i documenti con rilievo fiscale come le certificazioni delle ritenute.
Gli esercizi passati non vanno caricati nel gestionale movimento per movimento. Basta poterli ritrovare se un condomino li chiede.
Come verifico che l'import sia giusto?
Caricati i dati, prima di confermare fai tre controlli:
- il numero di unità e la somma di ogni tabella millesimale coincidono con il foglio;
- il saldo di ogni condomino corrisponde a quello del foglio dei saldi di apertura;
- il saldo banca di apertura è uguale a quello dell'estratto conto alla data di taglio.
Poi tieni i due strumenti in parallelo per poco: il tempo di emettere una rata e registrare gli incassi del primo mese. Se gli importi sono quelli che avresti calcolato in Excel, puoi smettere di aggiornare il foglio.
Cosa fare in concreto, condominio per condominio
- Scegli il primo condominio da portare, partendo da quello con meno unità e meno movimenti.
- Pulisci l'anagrafica: un codice per unità, subentri aggiornati, contatti in colonne separate.
- Controlla che ogni tabella millesimale sommi a 1.000 e fai una prova di riparto su una spesa già approvata.
- Fissa la data di taglio, possibilmente all'inizio dell'esercizio.
- Calcola i saldi di apertura e verifica che i due totali coincidano.
- Archivia i vecchi file in sola lettura, con rendiconto e verbale in PDF.
- Importa, controlla e tieni un mese in parallelo.
Condowise è un gestionale condominiale gratuito: nessun canone e nessun limite di condomini o unità. Si pagano solo i servizi per i condomini, se decidi di attivarli. Anagrafiche, millesimi e saldi si caricano con il modello CSV della pagina migrazione da Excel e da altri gestionali, e una verifica guidata ti mostra i dati prima della conferma. Il gestionale apre il 22 ottobre 2026.
Domande frequenti
Quanto tempo ci vuole per passare un condominio da Excel a un gestionale?
Caricare i dati è rapido. Il tempo se ne va nella preparazione: pulire l'anagrafica, controllare i millesimi e calcolare i saldi di apertura. Molto dipende da quanto sono ordinati i tuoi fogli.
Devo importare anche gli esercizi degli anni passati?
No. Bastano anagrafiche, millesimi e saldi alla data di taglio. Gli esercizi passati restano nei file Excel archiviati in sola lettura, insieme al rendiconto approvato in PDF.
Cosa faccio se la tabella millesimale nel mio Excel non somma a 1000?
Prima di importare cerca la causa: di solito è un arrotondamento, un'unità frazionata o una riga sfasata. Importa i valori della tabella approvata. Se l'errore sta nella tabella stessa, portalo in assemblea.
Per i condomini cambia qualcosa se passo da Excel a un gestionale?
Il conto corrente resta quello del condominio, quindi IBAN e modalità di pagamento non cambiano. Se cambia l'aspetto degli avvisi di rata, conviene dirlo nella prima comunicazione.
Il gestionale Condowise è gratuito.
Nessun canone per l’amministratore, nessun limite di condomini o unità. Si pagano solo i servizi per i condomini: li trovi nella pagina Prezzi.