La fatturazione elettronica è diventata un aspetto centrale della gestione condominiale. Il condominio, pur non essendo soggetto passivo IVA, è destinatario di fatture elettroniche e ha obblighi specifici come sostituto d'imposta.
Il condominio come destinatario di fatture elettroniche
Dal 1 gennaio 2019, tutte le fatture verso il condominio devono essere emesse in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Il condominio deve comunicare ai propri fornitori il codice fiscale del condominio e il codice destinatario (o la PEC) per la ricezione delle fatture.
Il codice destinatario è un codice alfanumerico di 7 caratteri associato al software gestionale utilizzato dall'amministratore. Se l'amministratore non utilizza un gestionale compatibile, può utilizzare il codice "0000000" e ricevere le fatture tramite il cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate.
Obblighi dell'amministratore
L'amministratore ha l'obbligo di registrare tutte le fatture ricevute, verificare la correttezza dei dati (importo, aliquota IVA, descrizione del servizio), effettuare le ritenute d'acconto quando previste (in genere il 4% per prestazioni di servizi), versare le ritenute tramite modello F24 entro il 16 del mese successivo al pagamento.
Inoltre, l'amministratore deve rilasciare annualmente la Certificazione Unica (CU) ai fornitori cui sono state applicate ritenute, e compilare il quadro AC del modello 770 per comunicare i dati relativi ai fornitori del condominio.
La registrazione delle fatture: il collo di bottiglia
Per molti amministratori, la registrazione delle fatture è una delle attività più time-consuming. Ogni fattura deve essere aperta, letta, verificata, e i dati devono essere inseriti nel gestionale: fornitore, importo, aliquota IVA, ritenuta d'acconto applicabile, conto di competenza, condominio di riferimento.
Con decine di condomini gestiti e centinaia di fatture al mese, questa attività può richiedere diverse ore al giorno.
Come un gestionale può semplificare il processo
Un gestionale può leggere le fatture elettroniche in formato XML ed estrarre i dati rilevanti (fornitore, importo, IVA, data, numero fattura), proporre il condominio e il conto di competenza e calcolare la ritenuta d'acconto applicabile. La verifica finale resta all'amministratore.
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Errori da evitare
L'errore più grave è il mancato versamento delle ritenute d'acconto, che comporta sanzioni significative. Altrettanto critico è il ritardo nella trasmissione della CU o errori nella compilazione del 770.
Un gestionale che tiene traccia delle scadenze e prepara i documenti fiscali aiuta a ridurre il rischio di questi errori, ma il controllo finale resta all'amministratore.
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