Lettera di sollecito al condomino: tempi, toni e cosa scrivere

In breve. La lettera di sollecito è il primo passo formale quando un condomino non paga una rata. Va mandata per iscritto, con raccomandata A/R o PEC, a un solo destinatario, e deve indicare con precisione importi, scadenze e un termine finale per pagare. Oltre a ricordare il debito, mette in mora il condomino e interrompe la prescrizione. Conviene mandarla presto, perché l'amministratore ha sei mesi dalla chiusura dell'esercizio per agire contro i morosi. Un tono cortese ma fermo e un metodo sempre uguale riducono i ritardi senza rovinare i rapporti.

Nella pratica di studio il problema raramente è scrivere la lettera: è decidere quando mandarla, a chi e con quali numeri. Capita di inviare un sollecito con un importo che non coincide con l'estratto conto, di scriverlo all'ex proprietario dopo una vendita o di aspettare troppo perché "è sempre stato un buon pagatore". Questa guida spiega a cosa serve il sollecito, quando inviarlo, cosa deve contenere e come impostare una procedura che regga anche se poi serve il decreto ingiuntivo.

A cosa serve davvero una lettera di sollecito?

Ha tre funzioni, e conviene averle chiare tutte.

1. Ricordare il debito. Molti ritardi nascono da distrazioni, cambi di banca o avvisi finiti nello spam. Un sollecito chiaro risolve la maggior parte di questi casi senza altri passaggi.
2. Mettere in mora il condomino. L'intimazione scritta di pagamento è l'atto di costituzione in mora previsto dall'art. 1219 c.c. Da quel momento è più difficile contestare che il debito fosse noto, e il condominio ha una base solida per chiedere anche gli interessi.
3. Interrompere la prescrizione. Per i contributi condominiali periodici si applica di regola la prescrizione di cinque anni (art. 2948 c.c.). Un atto scritto che costituisce in mora il debitore la interrompe (art. 2943 c.c.) e il termine ricomincia da capo.

C'è poi una funzione pratica: il sollecito documenta che l'amministratore si è attivato. Se un condomino o l'assemblea contestano la gestione della morosità, le lettere datate e ricevute sono la prova più semplice.

Quando va mandato il sollecito?

Non esiste un termine di legge per il primo sollecito, ma esistono due scadenze che lo condizionano.

La prima è l'art. 1129 c.c.: l'amministratore deve agire per la riscossione forzosa dei crediti entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio in cui il credito è diventato esigibile, salvo che l'assemblea lo abbia espressamente dispensato. La seconda è l'art. 63 disp. att. c.c., che permette di ottenere un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo sulla base dello stato di ripartizione approvato dall'assemblea, senza bisogno di una nuova delibera. Ne parliamo in dettaglio nella guida sul condomino moroso e i sei mesi per il decreto ingiuntivo.

In concreto, un calendario che funziona in molti studi è questo:

• 10-15 giorni dopo la scadenza della rata: promemoria cortese, anche via email, senza toni formali;
• 30 giorni dopo la scadenza: primo sollecito formale con raccomandata A/R o PEC e termine di 15 giorni per pagare;
• alla scadenza del termine: secondo e ultimo sollecito, che preannuncia l'azione legale;
• entro i sei mesi dalla chiusura dell'esercizio: incarico al legale per il decreto ingiuntivo, se il debito non è stato pagato o rateizzato.

L'importante è che il calendario sia lo stesso per tutti i condòmini. Trattare diversamente due morosi nella stessa situazione espone l'amministratore a critiche in assemblea e indebolisce la sua posizione.

Cosa deve contenere la lettera?

Una lettera efficace è breve e precisa. Gli elementi da non dimenticare sono:

• intestazione del condominio, con codice fiscale e indirizzo, e i dati dell'amministratore;
• destinatario: il condomino risultante dall'anagrafe alla data della rata, con l'unità immobiliare (scala, interno, piano);
• elenco delle rate non pagate, con riferimento all'esercizio, alla data di scadenza e all'importo di ciascuna;
• totale dovuto, al netto di eventuali pagamenti parziali già ricevuti;
• riferimento alla delibera che ha approvato il preventivo o il consuntivo e lo stato di ripartizione;
• termine per pagare, espresso con una data precisa e non con formule vaghe come "al più presto";
• modalità di pagamento: IBAN del conto condominiale e causale da indicare;
• richiesta di segnalare un pagamento già fatto, con l'invito a mandare la contabile;
• per il sollecito finale, l'avviso che in mancanza di pagamento l'amministratore procederà per vie legali ai sensi dell'art. 63 disp. att. c.c., con spese a carico del debitore secondo quanto deciderà il giudice.

Evita invece di aggiungere minacce generiche, giudizi sulla persona o riferimenti ad altri morosi. La lettera può finire davanti a un giudice: deve essere corretta, verificabile e firmata.

Quale tono usare?

Il tono cambia con il passare del tempo. Il primo promemoria presume la buona fede: "Dai nostri registri risulta non ancora pagata la rata...". Il sollecito formale è neutro e preciso. L'ultimo avviso è fermo e indica le conseguenze, senza aggressività.

Due accorgimenti aiutano molto. Il primo è offrire sempre un canale per parlare: un numero o un'email dello studio a cui il condomino può scrivere se ha difficoltà. Spesso da lì nasce un piano di rientro, che costa meno di una causa. Il secondo è non personalizzare troppo: un testo standard, uguale per tutti, protegge l'amministratore dall'accusa di accanimento. Altri consigli sul modo di scrivere ai condòmini sono nella guida alla comunicazione efficace con i condòmini.

Come si manda: email, raccomandata o PEC?

Per il promemoria va bene l'email ordinaria. Per i solleciti formali serve un mezzo che provi l'invio e la ricezione: la raccomandata A/R oppure la PEC, se il condomino ha un indirizzo PEC o ha accettato per iscritto le comunicazioni elettroniche. La PEC ha lo stesso valore legale della raccomandata e costa molto meno. Trovi i dettagli nella guida sulla PEC del condominio.

Attenzione alla privacy: il sollecito va solo all'interessato. Non si mettono in copia gli altri condòmini, non si affiggono elenchi di morosi in bacheca e non si pubblicano nomi nel gruppo WhatsApp del palazzo. L'amministratore può invece comunicare i dati dei morosi ai creditori del condominio che li chiedono (art. 63 disp. att. c.c.) e informare l'assemblea in sede di rendiconto. Più dettagli nella guida su privacy e GDPR in condominio.

Un esempio con i numeri

Il signor Rossi ha un appartamento con 92 millesimi. Il preventivo 2026, approvato in assemblea a gennaio, prevede quattro rate trimestrali. La rata di Rossi è di 380 euro, con scadenze al 31 gennaio, 30 aprile, 31 luglio e 31 ottobre.

Rossi ha pagato la prima rata, poi ha versato solo 200 euro della seconda e non ha pagato la terza. Al 31 agosto la situazione è questa:

• rata del 30 aprile: 380 euro dovuti, 200 pagati, residuo 180 euro;
• rata del 31 luglio: 380 euro, residuo 380 euro;
• totale da sollecitare: 560 euro.

Il 31 agosto parte il primo sollecito formale via PEC, con il dettaglio delle due rate, il totale di 560 euro, l'IBAN e un termine al 15 settembre. Rossi non risponde. Il 16 settembre parte l'ultimo avviso con termine al 30 settembre e il preavviso di azione legale. A ottobre scade anche la quarta rata, e il debito sale a 940 euro.

Se l'esercizio chiude il 31 dicembre, l'amministratore deve attivarsi per il recupero entro il 30 giugno dell'anno successivo, salvo dispensa assembleare. Con due solleciti già documentati il legale ha tutto quello che serve: delibera, stato di ripartizione, estratto conto del condomino e prova della messa in mora.

Cosa fare se il condomino ha venduto l'appartamento?

Il sollecito va a chi era condomino quando la spesa è maturata. Chi compra, però, è obbligato in solido con il venditore per i contributi dell'anno in corso e di quello precedente (art. 63 disp. att. c.c.), e il venditore resta obbligato finché non viene trasmessa all'amministratore copia autentica dell'atto di vendita. In pratica, dopo una compravendita conviene sollecitare il venditore e informare per iscritto anche l'acquirente degli importi arretrati. Il tema è approfondito nella guida su vendita dell'appartamento e spese arretrate.

Si possono addebitare al moroso le spese del sollecito?

È un punto delicato. Le spese legali le liquida il giudice nel decreto ingiuntivo. Per i costi delle lettere e delle raccomandate, invece, l'addebito al singolo condomino è più sicuro quando è previsto dal regolamento o da una delibera assembleare, e quando è indicato con importi ragionevoli. In mancanza di una base del genere, addebitare in automatico una "penale" sul sollecito può essere contestato. Se vuoi farlo, porta la questione in assemblea e mettila a verbale.

Lo stesso vale per la sospensione dei servizi comuni: l'art. 63 disp. att. c.c. la consente solo quando la mora dura da almeno un semestre e solo per servizi che si possono godere separatamente. Non è uno strumento da citare con leggerezza nel primo sollecito.

Come organizzare i solleciti nello studio

Il metodo che regge nel tempo è semplice: un estratto conto per condomino sempre aggiornato, un controllo degli incassi dopo ogni scadenza e modelli di lettera già pronti per i tre livelli (promemoria, sollecito, ultimo avviso). Ogni invio va archiviato con la ricevuta, così a fine esercizio sai subito chi è da passare al legale. Per i condomini che gestisci ancora con un foglio di calcolo, la guida al piano rate in Excel aiuta a tenere sotto controllo scadenze e incassi.

In Condowise trovi per ogni condomino lo stato delle rate e dei pagamenti, e puoi preparare e mandare le comunicazioni ai condòmini dal modulo di invio comunicazioni, con lo storico degli invii. Condowise è online: puoi registrarti gratis su app.condowise.it.

Domande frequenti

La lettera di sollecito è obbligatoria prima del decreto ingiuntivo?

No. L'art. 63 disp. att. c.c. permette all'amministratore di chiedere il decreto ingiuntivo sulla base dello stato di ripartizione approvato, anche senza sollecito. Mandarlo resta però una buona pratica: spesso il condomino paga senza bisogno di una causa, e la lettera mette in mora il debitore e interrompe la prescrizione.

Il sollecito si può mandare per email?

Per un primo promemoria sì. Per i solleciti formali è meglio usare la raccomandata A/R o la PEC, che provano l'invio e la ricezione. Un'email ordinaria è difficile da dimostrare se il condomino sostiene di non averla ricevuta.

Entro quanto tempo va mandato il sollecito?

Non c'è un termine di legge per il sollecito. Però l'amministratore deve agire per il recupero dei crediti entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio, salvo dispensa dell'assemblea. Per questo conviene mandare il primo sollecito formale circa trenta giorni dopo la scadenza della rata.

Si possono comunicare agli altri condòmini i nomi dei morosi?

Non con avvisi in bacheca, email collettive o gruppi di messaggistica. L'amministratore può riferire all'assemblea la situazione dei crediti nel rendiconto e deve comunicare i dati dei morosi ai creditori del condominio che li richiedono. Il sollecito, invece, va solo al diretto interessato.

Le spese del sollecito si possono addebitare al condomino moroso?

È più sicuro farlo quando lo prevedono il regolamento o una delibera assembleare, con importi ragionevoli. Senza questa base l'addebito automatico può essere contestato. Le spese legali del decreto ingiuntivo, invece, sono liquidate dal giudice.