Stampa unione da Excel per avvisi di rata e convocazioni.

Per preparare avvisi di rata o convocazioni personalizzati per ogni condomino usi la stampa unione di Word collegata a un foglio Excel: una riga per destinatario, un documento modello con i campi al posto di nome, importo e scadenza. Word crea una lettera per riga. Importi e date vanno formattati nei codici di campo, oppure preparati in Excel con TESTO. Sotto trovi i passi.

Come preparo il foglio Excel per la stampa unione?

Un foglio con una riga di intestazione e una riga per destinatario, senza titoli sopra, righe vuote o celle unite. Word legge la prima riga come nomi dei campi, quindi usa intestazioni brevi e senza spazi:

• Nome: "Mario Rossi";
• Indirizzo: via, numero, CAP e città;
• Unita: il codice dell'unità, ad esempio A3;
• Rata: il numero della rata;
• Importo: un numero, senza il simbolo dell'euro;
• Scadenza: una data vera, non testo;
• Email: se vuoi spedire per posta elettronica.

Esempio: Mario Rossi, unità A3, rata n. 2 da 1.240,50 € con scadenza 15/03/2026. Gli importi possono arrivare dal tuo piano rate: copia i valori nel foglio della stampa unione oppure collegali con una formula. Salva il file e chiudilo prima di passare a Word.

Quali sono i passi in Word?

Nelle versioni recenti di Word, compreso Microsoft 365:

1. scrivi la lettera modello, lasciando vuoti i punti in cui vanno i dati;
2. nella scheda Lettere clicca Inizia stampa unione e scegli Lettere;
3. clicca Seleziona destinatari, Usa un elenco esistente, scegli il file Excel e poi il foglio con i dati, lasciando attiva l'opzione che indica che la prima riga contiene le intestazioni;
4. se serve, con Modifica elenco destinatari togli le righe da escludere, per esempio chi ha già pagato;
5. metti il cursore nel punto giusto della lettera e usa Inserisci campo unione per aggiungere Nome, Unita, Importo e così via;
6. clicca Anteprima risultati e scorri qualche destinatario con le frecce;
7. clicca Finalizza e unisci: Modifica singoli documenti crea un file con tutte le lettere da controllare, Stampa documenti stampa direttamente, Invia messaggi di posta elettronica spedisce un messaggio per riga usando la colonna Email.

Il passaggio da Modifica singoli documenti è il più prudente: rileggi alcune lettere prima di stampare o spedire.

Perché l'importo in Word compare con troppi decimali?

Perché Word legge il valore che sta nella cella, non il formato che vedi in Excel. Un importo che in Excel appare come 1.240,50 € può arrivare in Word come 1240,5, senza separatore delle migliaia e con un solo decimale, oppure con una lunga coda di decimali se è il risultato di una divisione. Si corregge aggiungendo al campo un'istruzione di formato.

1. Premi Alt+F9: invece dei dati vedi i codici di campo, per esempio { MERGEFIELD Importo }.
2. Clicca dentro le parentesi graffe, dopo il nome del campo, e aggiungi l'istruzione di formato.
3. Premi di nuovo Alt+F9 per tornare alla vista normale e F9 sul campo per aggiornarlo.

Per gli importi l'istruzione è \#, seguita da uno schema tra virgolette:

{ MERGEFIELD Importo \# "#.##0,00 €" }

Lo schema si legge così: #.##0 mostra il separatore delle migliaia, ,00 due decimali sempre presenti, anche quando sono zero, e lo spazio con il simbolo dell'euro viene stampato così com'è. Il risultato è 1.240,50 €. Word usa i separatori delle impostazioni del computer: lo schema sopra vale per un Windows impostato in italiano.

Come faccio a far comparire la data nel formato italiano?

Con l'istruzione \@, sempre dentro le parentesi graffe del campo:

{ MERGEFIELD Scadenza \@ "dd/MM/yyyy" }

Il risultato è 15/03/2026. Le lettere vanno scritte così: dd il giorno con due cifre, MM maiuscolo il mese con due cifre, yyyy l'anno. mm minuscolo indica i minuti, quindi è l'errore più comune: la data esce con 00 al posto del mese. Per una convocazione puoi scrivere la data per esteso con lo schema "d MMMM yyyy", che mostra il mese in lettere nella lingua del documento.

Si può fare tutto in Excel senza Word?

Sì, per testi brevi come il corpo di un'email o di un messaggio. Si costruisce la frase con l'operatore &, che unisce testi e celle, e con TESTO, che formatta numeri e date. Con nome in A2, unità in B2, rata in C2, importo in D2 e scadenza in E2:

="Gentile "&A2&", la rata n. "&C2&" dell'unità "&B2&" è di "&TESTO(D2;"#.##0,00")&" € e scade il "&TESTO(E2;"gg/mm/aaaa")&"."

Il risultato è: Gentile Mario Rossi, la rata n. 2 dell'unità A3 è di 1.240,50 € e scade il 15/03/2026.

Lo stesso si può scrivere con CONCATENA, separando i pezzi con il punto e virgola:

=CONCATENA("Gentile ";A2;", la rata n. ";C2;" è di ";TESTO(D2;"#.##0,00");" €.")

Nell'Excel italiano i codici di TESTO sono in italiano: gg/mm/aaaa per la data e #.##0,00 per l'importo. Copiata in basso, dà una frase per ogni condomino.

Quali sono gli errori tipici?

Data e importo senza TESTO. Se scrivi ="Importo "&D2&" scadenza "&E2 ottieni "Importo 1240,5 scadenza 46096": il numero perde lo zero finale e la data diventa il numero di serie con cui Excel la memorizza. TESTO serve proprio a questo.

Intestazioni con spazi o doppie. Word sostituisce gli spazi nei nomi dei campi con un trattino basso, e due colonne con la stessa intestazione creano confusione. Usa nomi brevi e unici.

File Excel aperto o spostato. Se il file è aperto o è stato spostato in un'altra cartella, Word non trova i dati. Ricollegalo con Seleziona destinatari.

Righe di totale nel foglio. Una riga "Totale" in fondo diventa una lettera indirizzata a nessuno. Tieni i totali in un altro foglio.

Destinatari sbagliati. Prima di spedire per email controlla che ogni riga abbia l'indirizzo giusto: l'invio parte per tutte le righe selezionate.

E in Google Fogli?

Le formule con &, CONCATENA e TESTO funzionano con gli stessi nomi, ma i codici di formato di TESTO seguono le regole di Google Fogli: di solito si scrivono come in inglese, dd/mm/yyyy e #,##0.00, e il risultato usa i separatori italiani se il foglio è impostato su Italia in File, Impostazioni. Google Documenti non ha una stampa unione equivalente a quella di Word: puoi scaricare il foglio in formato Excel e collegarlo a Word con i passi sopra.

Dove lo trovo già pronto?

Il modello Excel del piano rate e degli incassi ha le colonne pronte per la stampa unione degli avvisi. Condowise è un gestionale condominiale gratuito con avvisi di rata e comunicazioni preparati dagli stessi dati di rate e anagrafica.