Certificazione Unica del condominio: chi la riceve e le scadenze

In breve. Il condominio è sostituto d'imposta: quando applica una ritenuta sui pagamenti a professionisti, imprese o dipendenti, deve certificarla con la Certificazione Unica (CU). La CU va consegnata a chi ha ricevuto le somme entro il 16 marzo e trasmessa all'Agenzia delle Entrate entro scadenze diverse: 16 marzo per dipendenti e lavoro autonomo occasionale, 30 aprile per i professionisti abituali, 31 ottobre per le certificazioni che non servono alla dichiarazione precompilata. I fornitori in regime forfettario, dal 2024, non ricevono più la CU. Il lavoro vero si fa durante l'anno: se le ritenute sono registrate bene, a marzo la CU si prepara in un pomeriggio.

Nella pratica di studio la CU arriva nel momento peggiore: a febbraio chiudi i consuntivi e intanto devi ricostruire, condominio per condominio, chi è stato pagato l'anno prima, con quale ritenuta e con quale F24. Se un bonifico è stato fatto senza registrare la ritenuta, o se un fornitore ha cambiato regime fiscale senza dirtelo, te ne accorgi solo lì. Questa guida mette in fila chi deve ricevere la CU, cosa contiene, le scadenze e i controlli da fare prima di trasmetterla.

Perché il condominio deve emettere la Certificazione Unica?

Perché è un sostituto d'imposta. L'art. 23 del DPR 600/1973 elenca il condominio tra i soggetti che trattengono le imposte su certi pagamenti e le versano allo Stato al posto di chi riceve il denaro. Nella pratica succede in tre situazioni:

• paghi un professionista (ingegnere, geometra, avvocato, lo stesso amministratore se è un professionista in regime ordinario) e trattieni la ritenuta del 20% prevista dall'art. 25 del DPR 600/1973;
• paghi un'impresa per un contratto di appalto o d'opera (pulizie, manutenzione, giardinaggio, lavori edili) e trattieni la ritenuta del 4% prevista dall'art. 25-ter;
• paghi uno stipendio, tipicamente al portiere o a un addetto alle pulizie assunto direttamente, e operi le ritenute da lavoro dipendente.

La ritenuta trattenuta va versata con F24 entro il 16 del mese successivo al pagamento. Come si calcola e quali codici tributo usare lo trovi nella guida sulle ritenute d'acconto in condominio. La CU è il passo finale: l'art. 4, commi 6-ter e 6-quater, del DPR 322/1998 obbliga il sostituto a certificare a ciascun percipiente quanto ha pagato e quanto ha trattenuto, e a trasmettere gli stessi dati all'Agenzia.

Chi deve ricevere la CU dal condominio?

Ogni soggetto a cui, nell'anno precedente, il condominio ha pagato somme soggette a ritenuta. Il criterio che conta è la data del pagamento, non quella della fattura: una fattura di dicembre pagata a gennaio finisce nella CU dell'anno del pagamento.

In concreto, per ogni condominio, ricevono la CU:

• i professionisti in regime ordinario, per i compensi pagati con ritenuta del 20%;
• i lavoratori autonomi occasionali, per esempio chi ha fatto una prestazione una tantum con ricevuta e ritenuta;
• le imprese a cui hai applicato la ritenuta del 4%, siano ditte individuali o società;
• i dipendenti del condominio, con la CU da lavoro dipendente, che spesso prepara il consulente del lavoro insieme alle buste paga.

Non ricevono la CU, invece:

• i fornitori in regime forfettario o dei minimi. Dal periodo d'imposta 2024 l'art. 4, comma 6-septies, del DPR 322/1998, introdotto dal D.Lgs. 1/2024, esonera dal rilascio e dalla trasmissione della CU per i compensi pagati a questi contribuenti, perché sono obbligati alla fattura elettronica e i dati sono già nelle mani dell'Agenzia;
• i fornitori pagati senza alcuna ritenuta, come le utenze di luce, gas e acqua o l'acquisto di materiale.

Per evitare errori, chiedi a ogni fornitore all'inizio del rapporto in che regime fiscale opera e conserva la sua dichiarazione nell'anagrafica. Ti serve due volte: per sapere se applicare la ritenuta e per sapere se emettere la CU. Più in generale, una scheda fornitore completa aiuta in tutta la gestione, come spiegato nella guida alla gestione dei fornitori del condominio.

Cosa contiene la Certificazione Unica?

La CU esiste in due versioni. Il modello sintetico è quello che consegni al percipiente. Il modello ordinario, più dettagliato, è quello che trasmetti telematicamente all'Agenzia. I dati di base sono gli stessi:

• dati del condominio come sostituto d'imposta: codice fiscale del condominio, denominazione, dati dell'amministratore che firma;
• dati del percipiente: codice fiscale, nome o ragione sociale, domicilio fiscale;
• causale del pagamento, cioè il codice che indica il tipo di reddito (le istruzioni dell'Agenzia ne prevedono una specifica per i corrispettivi d'appalto pagati dal condominio con la ritenuta del 4%);
• ammontare lordo pagato nell'anno, eventuali somme non soggette a ritenuta, imponibile, ritenute operate e, se ci sono, ritenute sospese;
• per i professionisti, eventuali contributi previdenziali a carico del percipiente o del committente indicati in fattura.

Un dettaglio che crea confusione: l'IVA non entra nell'imponibile della ritenuta, mentre la rivalsa del 4% per la cassa di previdenza di alcuni professionisti di solito sì. Se hai calcolato bene le ritenute durante l'anno, la CU non fa altro che sommare quei numeri. Per controllare un singolo calcolo puoi usare il calcolatore delle ritenute.

Quali sono le scadenze della CU?

Le scadenze sono fissate dall'art. 4 del DPR 322/1998 e, dal 2026, sono tre per l'invio all'Agenzia, mentre la consegna al percipiente resta unica. Le istruzioni della CU 2026 le riassumono così:

| Cosa | Scadenza |
|---|---|
| Consegna della CU a tutti i percipienti | 16 marzo |
| Invio CU lavoro dipendente, lavoro autonomo occasionale e redditi diversi | 16 marzo |
| Invio CU lavoro autonomo professionale abituale | 30 aprile |
| Invio CU con soli redditi esenti o non utilizzabili per la precompilata | 31 ottobre, termine del modello 770 |

Il termine del 30 aprile è la novità introdotta dal D.Lgs. 81/2025: prima i professionisti abituali seguivano anche loro il 16 marzo. Le scadenze che cadono di sabato o in un giorno festivo slittano al primo giorno feriale successivo.

Per le CU delle imprese con ritenuta del 4% la prassi degli studi è stata a lungo l'invio entro il 31 ottobre, perché il reddito d'impresa non entra nella dichiarazione precompilata. Con le nuove regole alcuni commentatori ritengono che, per le ditte individuali, possa valere un termine diverso da quello delle società. Prima di pianificare gli invii, quindi, leggi le istruzioni ufficiali dell'anno sul sito dell'Agenzia delle Entrate o chiedi conferma al tuo intermediario. La consegna al fornitore entro il 16 marzo, invece, vale in ogni caso.

Un esempio con i numeri

Prendi un condominio che nell'anno ha pagato tre soggetti:

• un ingegnere in regime ordinario, per la direzione lavori: compenso 2.000 euro, cassa al 4% pari a 80 euro, imponibile ritenuta 2.080 euro, ritenuta del 20% pari a 416 euro;
• una ditta individuale di pulizie, con contratto d'appalto: 6.000 euro di imponibile nell'anno, ritenuta del 4% pari a 240 euro;
• un idraulico in regime forfettario: 900 euro di interventi, nessuna ritenuta.

Le CU da preparare sono due. All'ingegnere consegni entro il 16 marzo una CU con 2.080 euro di imponibile e 416 euro di ritenute, e la trasmetti all'Agenzia entro il 30 aprile. Alla ditta di pulizie consegni entro il 16 marzo una CU con 6.000 euro e 240 euro di ritenute, e la trasmetti entro il termine previsto dalle istruzioni dell'anno per quel tipo di reddito. All'idraulico forfettario non devi nulla: niente ritenuta e niente CU.

Prima dell'invio controlla che i 416 euro e i 240 euro corrispondano agli F24 versati nell'anno con i codici tributo giusti. Se nelle CU risultano ritenute che non hai versato, l'Agenzia lo vede incrociando i dati, e la stessa cosa emerge poi nel modello 770.

Come si trasmette la CU all'Agenzia delle Entrate?

Solo per via telematica, con il modello ordinario. Hai due strade:

1. Invio diretto, se il condominio ha le proprie credenziali Entratel o Fisconline e l'amministratore è abilitato a usarle. Prepari il file con un software conforme alle specifiche tecniche, lo controlli con il software di controllo dell'Agenzia e lo invii.
2. Invio tramite intermediario, come un commercialista o un CAF, che riceve i dati da te, li trasmette e ti restituisce la ricevuta.

In entrambi i casi conserva la ricevuta di invio nell'archivio del condominio insieme alla copia delle CU consegnate. Se devi correggere una CU già trasmessa, invii una certificazione sostitutiva o di annullamento per quel singolo percipiente, senza ripetere l'intero invio.

Quali controlli fare prima dell'invio?

La maggior parte degli errori nasce da dati raccolti male durante l'anno. Una lista di controllo minima, per ogni condominio:

• ogni pagamento con ritenuta ha un F24 corrispondente, versato nel mese giusto e con il codice tributo corretto;
• il totale delle ritenute delle CU coincide con il totale degli F24 dell'anno;
• i codici fiscali dei fornitori sono corretti e aggiornati, soprattutto dopo trasformazioni societarie;
• nessun fornitore forfettario ha ricevuto per errore una ritenuta;
• le fatture pagate a cavallo d'anno sono finite nell'anno del pagamento;
• la consegna ai percipienti è documentata, per esempio con PEC o email con ricevuta.

Gli stessi dati ti servono per il consuntivo e per il rendiconto ai condomini, quindi farli quadrare una volta sola conviene: vedi anche la guida al bilancio consuntivo condominiale.

Cosa rischi se sbagli o salti una CU?

L'art. 4, comma 6-quinquies, del DPR 322/1998 prevede una sanzione per ogni certificazione omessa, tardiva o errata, con un tetto massimo per sostituto d'imposta. La sanzione si riduce se trasmetti la certificazione corretta entro sessanta giorni dalla scadenza. Con decine di condomini e più fornitori per ciascuno, anche un errore sistematico piccolo, per esempio un fornitore dimenticato in tutti i condomini, può pesare.

Se poi le ritenute non risultano versate, il problema ricade sulla gestione dell'amministratore, come spiegato nella guida sulla responsabilità dell'amministratore di condominio.

Come organizzarsi durante l'anno

Il metodo che funziona è semplice: registrare la ritenuta nel momento in cui paghi, non a marzo. Per ogni fattura con ritenuta annota imponibile, ritenuta, data del pagamento e F24 di riferimento. A fine anno avrai già, per ogni fornitore e per ogni condominio, i totali da riportare in CU. Lo stesso archivio ti servirà a ottobre per il modello 770, che riepiloga ritenute e versamenti dell'anno.

In Condowise le ritenute si registrano insieme al pagamento della fattura nella contabilità, con i dati del fornitore in anagrafica e lo scadenzario dei versamenti, così i totali per fornitore sono pronti quando arriva il momento della CU. Condowise è online: puoi registrarti gratis su app.condowise.it.

Domande frequenti

Il condominio deve rilasciare la CU al professionista in regime forfettario?

No. Dal periodo d'imposta 2024 l'art. 4, comma 6-septies, del DPR 322/1998 esonera chi paga compensi a contribuenti forfettari o minimi dal rilascio e dalla trasmissione della CU, perché quei compensi risultano già dalle fatture elettroniche. Restano fuori dall'esonero pochi casi particolari indicati nelle istruzioni, che in condominio non si presentano quasi mai.

Serve la CU per l'impresa a cui ho applicato la ritenuta del 4%?

Sì. I corrispettivi pagati dal condominio per contratti di appalto e di opera soggetti alla ritenuta dell'art. 25-ter del DPR 600/1973 vanno certificati nella CU, nella parte lavoro autonomo, provvigioni e redditi diversi. La copia va consegnata all'impresa entro il 16 marzo; il termine di invio all'Agenzia dipende da come le istruzioni dell'anno classificano quel reddito.

Entro quando va consegnata la CU al fornitore?

Entro il 16 marzo dell'anno successivo a quello dei pagamenti, per tutte le tipologie. Se il 16 marzo cade di sabato o in un giorno festivo, il termine passa al primo giorno feriale successivo. La consegna può avvenire anche via PEC o email, purché tu possa dimostrarla.

Cosa succede se dimentico una CU o la invio con un errore?

L'art. 4, comma 6-quinquies, del DPR 322/1998 prevede una sanzione per ogni certificazione omessa, tardiva o errata. Se correggi o invii la certificazione entro sessanta giorni dalla scadenza la sanzione è ridotta. Per questo conviene fare i controlli incrociati con F24 e fatture prima dell'invio, non dopo.

Chi trasmette la CU all'Agenzia delle Entrate per il condominio?

Il sostituto d'imposta è il condominio, rappresentato dall'amministratore. L'invio telematico può farlo l'amministratore abilitato a Entratel o Fisconline con le credenziali del condominio, oppure un intermediario incaricato, come un commercialista o un CAF, che rilascia la ricevuta di presentazione.