Detrazioni sulle parti comuni: la comunicazione all'Agenzia

In breve. Ogni anno l'amministratore deve comunicare all'Agenzia delle Entrate le spese pagate dal condominio per lavori sulle parti comuni che danno diritto a una detrazione, come il recupero edilizio o la riqualificazione energetica. Per ogni intervento indica l'importo pagato e la quota attribuita a ciascun condomino, con il suo codice fiscale. L'invio è telematico e il termine attuale è il 16 marzo dell'anno successivo. I dati finiscono nella dichiarazione precompilata dei condòmini, quindi un errore dello studio diventa un errore nella dichiarazione di molte persone. Se l'anagrafe è aggiornata e i bonifici sono registrati bene, il lavoro si riduce a un controllo.

Nella pratica di studio questa comunicazione arriva nello stesso periodo della Certificazione Unica, quando i consuntivi non sono ancora chiusi e i condòmini cominciano a chiedere "quanto posso detrarre". I problemi tipici sono sempre gli stessi: un codice fiscale sbagliato, un'unità venduta durante l'anno, una quota ripartita con la tabella sbagliata, una fattura pagata a gennaio e attribuita all'anno prima. Questa guida spiega chi deve fare la comunicazione, cosa contiene, come si calcolano le quote e quali controlli fare prima dell'invio.

Perché l'amministratore deve comunicare le spese sulle parti comuni?

Perché l'Agenzia delle Entrate usa questi dati per preparare la dichiarazione precompilata di ogni condomino. Dal 2016 una serie di soggetti, tra cui gli amministratori di condominio, deve trasmettere ogni anno i dati delle spese che danno diritto a detrazioni o deduzioni. L'obbligo nasce dalle norme sulla dichiarazione precompilata (D.Lgs. 175/2014) e dal decreto del Ministero dell'Economia del 1° dicembre 2016, con i provvedimenti attuativi dell'Agenzia.

Per il condominio la logica è semplice: i lavori sulle parti comuni sono pagati dal condominio, ma la detrazione spetta ai singoli condòmini in base alla loro quota. Solo l'amministratore ha i dati per collegare le due cose, cioè quanto ha pagato il condominio e quanto di quella spesa è attribuito a ciascuno. Senza la comunicazione, ogni condomino dovrebbe ricostruire da solo la propria quota e inserirla a mano in dichiarazione.

Quali spese vanno comunicate?

Vanno comunicate le spese pagate nell'anno solare dal condominio per interventi sulle parti comuni che danno diritto a un'agevolazione fiscale. I casi più frequenti sono:

• recupero del patrimonio edilizio, cioè manutenzione ordinaria e straordinaria delle parti comuni, restauro e ristrutturazione (art. 16-bis del TUIR);
• riqualificazione energetica, per esempio il cappotto, la sostituzione della centrale termica o degli infissi comuni;
• interventi antisismici sulle parti comuni;
• eliminazione delle barriere architettoniche, come l'installazione o l'adeguamento dell'ascensore;
• acquisto di mobili e grandi elettrodomestici destinati alle parti comuni, quando collegati a un intervento di recupero edilizio agevolato;
• gli altri bonus edilizi ancora applicabili all'anno di pagamento.

Non vanno comunicate, invece, le spese ordinarie di gestione: pulizie, luce delle scale, assicurazione, compenso dell'amministratore, utenze. Se nell'anno il condominio non ha pagato nessuna spesa agevolata, non c'è niente da trasmettere.

Le aliquote e le regole dei singoli bonus sono cambiate molte volte negli ultimi anni e cambiano ancora con le leggi di bilancio. La comunicazione non chiede di calcolare la detrazione: chiede l'importo della spesa e la quota di ciascuno. La percentuale la applica poi la dichiarazione del condomino. Per il quadro dei bonus sulle parti comuni puoi vedere la guida sul superbonus in condominio e quella sul bonus barriere architettoniche.

Cosa contiene la comunicazione?

Il contenuto preciso è fissato dal tracciato dell'Agenzia, che va controllato ogni anno nelle specifiche tecniche. In sostanza, per ogni condominio la comunicazione riporta:

• il codice fiscale del condominio e i dati dell'amministratore che trasmette;
• per ogni intervento, la tipologia e l'importo complessivo pagato dal condominio nell'anno;
• per ogni condomino a cui è attribuita una parte della spesa, il codice fiscale e la quota attribuita;
• le altre informazioni richieste dal tracciato per lo specifico bonus.

Il principio da tenere a mente è quello di cassa: conta la data in cui il condominio ha pagato il fornitore con bonifico, non la data della fattura né la data in cui il condomino ha versato la sua rata. Una fattura di dicembre pagata a gennaio entra nella comunicazione dell'anno successivo.

Chi la invia e qual è la scadenza?

La comunicazione la invia l'amministratore in carica al 31 dicembre dell'anno in cui le spese sono state pagate. Il termine attuale è il 16 marzo dell'anno successivo: per le spese pagate nel 2026 la scadenza è il 16 marzo 2027. Il calendario fiscale è stato modificato più volte, quindi controlla sempre la data indicata dall'Agenzia per l'anno in corso.

L'invio è solo telematico, in due modi:

1. direttamente, con le credenziali Entratel o Fisconline e un file conforme al tracciato, controllato con il software di verifica dell'Agenzia;
2. tramite un intermediario abilitato, come un commercialista o un CAF, a cui consegni i dati e che ti restituisce la ricevuta.

In entrambi i casi conserva la ricevuta nell'archivio del condominio, insieme al prospetto delle quote inviate. Se l'amministratore cambia a inizio anno, chi subentra deve avere tutti i dati dei pagamenti dell'anno precedente: è un punto da inserire nel passaggio di consegne.

Come si calcola la quota di ogni condomino?

La quota segue il criterio con cui la spesa è stata ripartita tra i condòmini: di solito la tabella millesimale indicata nella delibera dei lavori, oppure il criterio di legge per quella spesa (per esempio l'art. 1124 c.c. per le scale e l'ascensore). Se hai dubbi sulle tabelle, la guida al calcolo dei millesimi spiega come leggerle.

Ci sono però alcuni casi da gestire con attenzione:

• comproprietari: se un'unità ha più proprietari, la quota va divisa tra i soggetti che sostengono la spesa, secondo le indicazioni che ti danno;
• usufruttuario, inquilino o familiare che paga le rate: la detrazione può spettare a chi sostiene effettivamente la spesa, ma devi saperlo prima dell'invio. Chiedi ai condòmini di comunicartelo entro una data fissa, per esempio fine gennaio;
• unità vendute durante l'anno: la regola generale per le rate di detrazione non ancora usate va verificata caso per caso, perché dipende dal bonus e da cosa prevede l'atto di vendita. Per la quota da comunicare, parti dai pagamenti dell'anno e da chi era condomino quando la spesa è stata addebitata, e chiedi conferma alle parti se il rogito dice altro.

In tutti questi casi il dato di partenza è un'anagrafe aggiornata, con codici fiscali corretti e titoli di possesso chiari. Su questo trovi più dettagli nella guida al registro di anagrafe condominiale.

Un esempio con i numeri

Prendi un condominio che ha deliberato il rifacimento della facciata, una manutenzione straordinaria agevolata come recupero edilizio, per 60.000 euro. Nel 2026 il condominio paga all'impresa due acconti con bonifico parlante, per un totale di 40.000 euro. Il saldo di 20.000 euro viene pagato a febbraio 2027.

La spesa è ripartita in millesimi di proprietà. Il signor Bianchi ha 85 millesimi, la signora Verdi 120, e così via fino a 1.000. Nella comunicazione da inviare entro il 16 marzo 2027 indichi:

• tipologia di intervento: recupero edilizio;
• importo pagato dal condominio nel 2026: 40.000 euro;
• quota di Bianchi: 40.000 × 85 / 1.000 = 3.400 euro;
• quota di Verdi: 40.000 × 120 / 1.000 = 4.800 euro;
• e così per tutti gli altri condòmini, fino a ripartire tutti i 40.000 euro.

I 20.000 euro del saldo entreranno nella comunicazione dell'anno dopo, perché sono pagati nel 2027. Supponi ora che l'unità di Verdi sia intestata a due coniugi al 50%, che pagano insieme. Se te lo segnalano in tempo, la quota di 4.800 euro va divisa in due righe da 2.400 euro, una per codice fiscale. Se non lo sai, la quota finisce tutta su un solo nominativo e uno dei due dovrà correggere la propria dichiarazione.

Quali controlli fare prima dell'invio?

Prima di trasmettere conviene fare sempre le stesse verifiche:

• il totale delle quote attribuite deve essere uguale all'importo pagato dal condominio per quell'intervento nell'anno;
• l'importo pagato deve coincidere con i bonifici risultanti dall'estratto conto del condominio, non con le fatture ricevute;
• i bonifici devono essere quelli "parlanti" previsti per le detrazioni, con causale, codice fiscale del condominio e partita IVA dell'impresa;
• ogni codice fiscale deve essere formalmente valido e corrispondere alla persona giusta, soprattutto dopo successioni e compravendite;
• la ripartizione deve seguire la tabella indicata nella delibera dei lavori;
• non devono esserci spese ordinarie finite per errore tra quelle agevolate.

Questi controlli sono gli stessi che fai per la riconciliazione bancaria: se l'estratto conto è già riconciliato con le registrazioni, l'elenco dei pagamenti agevolati dell'anno è pronto.

Cosa succede in caso di ritardo o errore?

Per ogni comunicazione omessa, tardiva o errata la norma prevede una sanzione di 100 euro, con un massimo di 50.000 euro all'anno. Se gli errori vengono corretti entro cinque giorni dalla scadenza, la sanzione non si applica. Se la comunicazione corretta arriva entro sessanta giorni dalla scadenza, la sanzione è ridotta a un terzo, con un massimo di 20.000 euro. La correzione si fa con un nuovo invio che sostituisce o annulla quello sbagliato.

C'è poi il costo pratico: una quota sbagliata nella precompilata genera telefonate, correzioni e a volte la perdita di fiducia dei condòmini. Per questo conviene consegnare a ogni condomino, insieme al consuntivo o a marzo, un prospetto con la sua quota di spese agevolate. Così può confrontarlo con la precompilata e segnalarti subito eventuali differenze.

Come organizzarsi durante l'anno

Il metodo che funziona è registrare ogni pagamento dei lavori agevolati nel momento in cui avviene, con il riferimento all'intervento e al tipo di bonus, e tenere l'anagrafe dei condòmini sempre aggiornata. A gennaio chiedi a tutti di segnalarti comproprietà, usufrutti o pagamenti fatti da altre persone. A febbraio hai così l'elenco dei pagamenti, le quote per condomino e il tempo per controllare tutto prima del 16 marzo.

In Condowise i pagamenti ai fornitori si registrano nella contabilità con la ripartizione per tabella millesimale e l'anagrafe dei condòmini, così hai già quote e codici fiscali da consegnare all'intermediario o da usare per l'invio. Condowise è online: puoi registrarti gratis su app.condowise.it.

Domande frequenti

Chi deve inviare la comunicazione delle spese sulle parti comuni?

L'amministratore di condominio in carica al 31 dicembre dell'anno in cui le spese sono state pagate. Lo fa per conto del condominio, direttamente con le credenziali Entratel o Fisconline oppure tramite un intermediario abilitato. Se l'amministratore è cambiato a gennaio, l'invio spetta comunque a chi era in carica a fine anno.

Entro quando va trasmessa la comunicazione?

Il termine attuale è il 16 marzo dell'anno successivo a quello dei pagamenti. Per le spese pagate nel 2026, quindi, l'invio va fatto entro il 16 marzo 2027. Il calendario può cambiare con nuove norme, per cui conviene controllare ogni anno le istruzioni dell'Agenzia delle Entrate.

La comunicazione è dovuta anche se nell'anno non ci sono stati lavori agevolati?

No. La comunicazione riguarda solo le spese sulle parti comuni che danno diritto a una detrazione, come il recupero edilizio o la riqualificazione energetica. Se nell'anno il condominio ha pagato solo spese ordinarie, come pulizie, utenze o assicurazione, non c'è niente da trasmettere.

Cosa succede se la comunicazione contiene un errore?

Per ogni comunicazione omessa, tardiva o errata è prevista una sanzione di 100 euro, con un massimo di 50.000 euro all'anno. Se correggi entro cinque giorni dalla scadenza la sanzione non si applica, mentre entro sessanta giorni è ridotta a un terzo, con un massimo di 20.000 euro. La correzione si fa con un nuovo invio che sostituisce quello sbagliato.

Il condominio minimo senza amministratore deve fare la comunicazione?

No, perché l'obbligo riguarda l'amministratore e nel condominio minimo senza amministratore manca chi deve inviarla. I condòmini possono comunque usare la detrazione per i lavori sulle parti comuni, ma devono inserirla da soli in dichiarazione, usando il codice fiscale del condominio e conservando fatture e bonifici.