In breve. Excel va bene per pochi condomini semplici e per le simulazioni. Comincia a costare tempo quando devi far quadrare i millesimi al centesimo, riportare i saldi da un anno all'altro e seguire rate e solleciti a memoria. Se il gestionale è senza canone, il costo principale da mettere in conto è il tempo del passaggio.
Se gestisci i tuoi condomini con Excel, probabilmente negli anni ti sei costruito un sistema che funziona. Un file per condominio, un foglio per le spese, uno per i millesimi e uno per le rate. Lo conosci a memoria e non ti costa nulla. La domanda da farsi è un'altra: in quali punti il foglio ti chiede lavoro che potresti evitare, e da quando quel lavoro pesa più del fastidio di cambiare strumento. Qui metto in fila le voci una per una, senza tifare per nessuno.
Cosa fa bene Excel nella gestione di un condominio?
Excel è flessibile. Se l'assemblea vuole sapere quanto costerebbe rifare la facciata con due ipotesi di riparto diverse, apri un foglio nuovo e in dieci minuti hai la risposta. Per una simulazione al volo è difficile fare più in fretta.
Hai il controllo totale. Vedi ogni cella e ogni formula, sai da dove arriva ogni numero. C'è chi a questa trasparenza non rinuncerebbe per nessun automatismo.
Non ha costi aggiuntivi e lo sanno usare tutti: il collaboratore, il commercialista, il consigliere che chiede il file.
In un condominio piccolo, con poche spese ricorrenti e condomini che pagano puntuali, il foglio regge bene anche per anni. Le formule non sono il problema. Lo sono i collegamenti fra fogli diversi, il passaggio da un anno all'altro, le persone che mettono mano al file.
Perché i millesimi non tornano al centesimo?
È il primo punto in cui il foglio comincia a chiederti lavoro in più. Non per colpa tua: dipende da come Excel tratta i decimali.
Il centesimo che sparisce
Excel calcola con tutti i decimali, ma tu stampi e incassi importi arrotondati al centesimo. La differenza resta nascosta finché non sommi le quote.
Esempio: una spesa di 100,00 EUR da ripartire fra tre unità con millesimi 333,33, 333,33 e 333,34. Le quote esatte sono 33,333, 33,333 e 33,334 EUR. Arrotondate al centesimo diventano 33,33 EUR ciascuna, e la somma fa 99,99 EUR: manca un centesimo. Su una spesa sola è niente. Su decine di voci e quattro rate all'anno i centesimi diventano qualche euro che non quadra con il consuntivo, e devi decidere a mano a chi attribuirli.
La tabella che cambia senza che te ne accorga
Il guaio più serio però è un altro. Capita spesso che la stessa tabella millesimale sia copiata in più fogli: preventivo, consuntivo, riparto straordinario. Basta un subentro, una correzione dopo una revisione o una colonna aggiunta per una nuova tabella scale, e una delle copie resta indietro. Oppure, dopo un ordinamento, una formula punta alla riga sbagliata.
Il controllo minimo è semplice: in fondo a ogni colonna di millesimi metti una cella con la somma, che deve dare 1.000. Se vuoi verificare un riparto senza toccare i tuoi file, puoi rifarlo con il calcolatore riparto spese gratuito e confrontare i risultati.
Perché i saldi da riportare sono il punto più fragile?
A fine esercizio prendi il saldo di ogni condomino e lo porti nel file dell'anno nuovo. Di solito con un copia e incolla dei valori, perché i collegamenti fra file diversi si rompono appena sposti una cartella.
Esempio: un condomino chiude l'anno con un debito di 120,00 EUR. Il preventivo nuovo gli assegna 1.000,00 EUR in quattro rate da 250,00 EUR. Ne paga tre, cioè 750,00 EUR. A fine anno il suo debito è 120,00 + 1.000,00 meno 750,00, quindi 370,00 EUR. Se nel riporto il saldo iniziale è finito sulla riga del vicino, il foglio non se ne accorge: ogni cella torna, e il conto è sbagliato per due persone.
Per il foglio quel numero non arriva dall'anno prima, è un valore come un altro. Il controllo tocca a te: confrontare a mano il totale dei saldi di chiusura con il totale dei saldi di apertura, condominio per condominio.
Chi tiene il conto delle rate e dei solleciti?
In Excel di solito c'è una colonna per ogni rata e una cella che diventa verde quando arriva il bonifico. Per segnare il pagamento apri l'estratto conto, cerchi il nome nella causale e lo spunti. Se la causale è vaga o paga il familiare dell'inquilino, ci metti di più.
Il foglio però non ti avvisa che una rata è scaduta da quaranta giorni, né ti ricorda di mandare il secondo sollecito. Lo sai perché te lo ricordi, o perché tieni un'agenda a parte.
C'è anche una ragione normativa per tenerne traccia. L'art. 1129 c.c., comma 9, chiede all'amministratore di agire contro i morosi entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio in cui il credito è esigibile, salvo dispensa dell'assemblea. È una scadenza come le altre. Con pochi condomini la tieni a mente senza fatica. Con molte unità e diversi esercizi che chiudono in mesi diversi, uno scadenziario che te la mette davanti ti toglie un pensiero.
Cosa succede quando arriva il rendiconto?
L'art. 1130-bis c.c. chiede un rendiconto in tre parti: registro di contabilità, riepilogo finanziario e nota sintetica esplicativa. In Excel queste parti stanno di solito in fogli diversi, a volte in file diversi. A fine anno le rimetti insieme, controlli che i totali coincidano e che il saldo di cassa corrisponda all'estratto del conto intestato al condominio, come prevede l'art. 1129 c.c., comma 7.
Se hai registrato i movimenti man mano, ci vuole qualche ora. Se qualche mese è rimasto indietro, diventa una ricostruzione. E quando un condomino chiede i giustificativi di una spesa, per risalire dalla riga del registro alla fattura hai solo il nome del file e la tua memoria.
A quanti condomini conviene passare a un gestionale?
Un numero buono per tutti non c'è. Con uno o due condomini piccoli e ordinati, Excel può bastarti senza problemi. Più del numero contano alcuni segnali concreti:
- passi più tempo a controllare il foglio che a usarlo;
- la somma dei millesimi o dei riparti non torna e non capisci subito perché;
- il riporto dei saldi di inizio anno ti prende più di una mattina;
- le scadenze di rate e solleciti le tieni in un posto diverso dal foglio;
- sui file lavorate in due e non sai sempre quale sia la versione buona;
- il rendiconto lo componi copiando dati da più fogli.
Se ti riconosci in due o tre di questi punti, il foglio ti sta costando tempo. Finora il vero freno era il canone: con pochi condomini, pagare ogni anno un gestionale è difficile da giustificare. Se il gestionale non ha canone, il conto si sposta soprattutto sul tempo del passaggio.
Cosa cambia e cosa resta uguale passando a un gestionale?
Il mestiere resta quello. Le tabelle millesimali sono le tue, i criteri di riparto li decidi tu, le delibere le prende l'assemblea. Excel puoi continuare a usarlo per le simulazioni veloci.
Cambia il posto in cui stanno i dati. La tabella millesimale è una sola e tutti i riparti usano quella. Il saldo di chiusura diventa saldo di apertura senza copia e incolla. Ogni rata ha una data di scadenza e lo scadenziario te la mostra. Il rendiconto si stampa dai movimenti già registrati. Le singole funzioni sono descritte nella pagina delle funzionalità.
Il passaggio chiede un lavoro iniziale: mettere in ordine anagrafiche, millesimi e saldi e verificarli. Il momento giusto è l'inizio di un esercizio o subito dopo una chiusura, quando i saldi li hai appena controllati.
Cosa fare questa settimana
- Apri il file di ogni condominio e aggiungi una cella di somma sotto ogni colonna di millesimi: deve dare 1.000.
- Confronta il totale dei saldi di chiusura dell'anno scorso con il totale dei saldi di apertura di quest'anno.
- Per ogni condominio fai l'elenco delle rate scadute e non pagate, con la data di scadenza.
- Alla prossima chiusura segnati quante ore ti servono per riportare i saldi e comporre il rendiconto.
- Poi decidi sui numeri: se il foglio regge, tienilo. Altrimenti scegli quando passare, possibilmente a inizio esercizio.
Se resti su Excel, almeno fallo con fogli che si controllano da soli: nella sezione Excel per amministratori trovi modelli gratuiti per riparto, rendiconto e tabelle millesimali, con le guide alle formule.
Il gestionale Condowise è completamente gratuito, senza canone e senza limiti di condomini o unità: a pagamento ci sono solo i servizi per i condomini, come spiega la pagina sul gestionale condominiale gratis. I servizi aggiuntivi hanno un prezzo a parte, indicato nella pagina prezzi. I dati da Excel li importi con il modello CSV per la migrazione, con una verifica guidata prima di confermare. Condowise apre il 22 ottobre 2026: fino ad allora puoi iscriverti alla lista d'attesa.
Domande frequenti
Si può fare la contabilità condominiale solo con Excel?
Sì, molti amministratori lo fanno, soprattutto con pochi condomini. Bisogna però controllare a mano, con regolarità, la somma dei millesimi, il riporto dei saldi e la coerenza con l'estratto conto.
Come porto i dati del mio file Excel in un gestionale?
Di solito si mettono anagrafiche, tabelle millesimali e saldi in un file CSV ordinato. Con Condowise si parte dal modello CSV scaricabile dalla pagina migrazione, e prima della conferma c'è una verifica guidata.
Il rendiconto fatto con Excel è valido?
Lo strumento non conta. Conta che il rendiconto contenga registro di contabilità, riepilogo finanziario e nota sintetica esplicativa, come chiede l'art. 1130-bis c.c.
Perché il totale del riparto in Excel non coincide con la spesa?
Di solito per gli arrotondamenti al centesimo delle singole quote, oppure perché la tabella millesimale non somma esattamente 1.000. Controlla prima la somma dei millesimi, poi decidi a chi attribuire i centesimi residui.
In quale momento dell'anno conviene cambiare strumento?
All'inizio di un esercizio o subito dopo una chiusura, quando i saldi sono appena stati verificati. Così riparti da numeri certi e non devi ricostruire movimenti a metà anno.
Il gestionale Condowise è gratuito.
Nessun canone per l’amministratore, nessun limite di condomini o unità. Si pagano solo i servizi per i condomini: li trovi nella pagina Prezzi.