Fondo speciale lavori straordinari: come gestirlo

In breve. Quando l'assemblea approva lavori straordinari o innovazioni deve costituire un fondo speciale pari all'ammontare dei lavori (art. 1135, primo comma, n. 4 c.c.). Se il contratto prevede pagamenti a stato di avanzamento, il fondo può seguire i singoli pagamenti. Nel rendiconto il fondo compare tra i fondi disponibili, separato dalla gestione ordinaria.

La delibera sui lavori è passata, l'impresa è scelta, il contratto è quasi pronto. Ora quella delibera devi trasformarla in rate, incassi, pagamenti all'impresa e righe di rendiconto leggibili dai condomini. Nel fondo speciale diritto e contabilità si toccano. Se lo imposti bene all'inizio, gestisci il cantiere con tranquillità. Se lo imposti male, te lo ritrovi davanti a ogni rendiconto per anni.

Di maggioranze e scelta dell'impresa non parlo qui: le trovi nella guida sui lavori straordinari. Questo articolo riguarda come si costituisce il fondo e come lo tieni in contabilità.

Cosa dice esattamente l'art. 1135 n. 4?

L'art. 1135 c.c., primo comma, n. 4, stabilisce che l'assemblea provvede alle opere di manutenzione straordinaria e alle innovazioni, costituendo obbligatoriamente un fondo speciale di importo pari all'ammontare dei lavori. Conta l'avverbio: il fondo non è una buona prassi, fa parte della delibera.

La norma prevede anche un'alternativa. Se il contratto prevede il pagamento graduale a stato di avanzamento, il fondo può essere costituito in relazione ai singoli pagamenti dovuti. Quindi non devi raccogliere tutto prima di aprire il cantiere: a ogni scadenza contrattuale nel fondo deve esserci quanto serve per pagare.

Il senso è che l'impresa va pagata con soldi che il condominio ha già, senza anticipi dell'amministratore, senza attingere al fondo cassa ordinario e senza contare sui morosi che pagano in tempo.

Cosa deve contenere la delibera per costituire il fondo?

Una delibera che si limita a "si approvano i lavori" lascia un buco. Nel verbale devono esserci anche le decisioni sul fondo, così emetti le rate senza dover interpretare nulla.

Gli elementi da mettere a verbale

• L'importo del fondo, pari al costo dei lavori IVA compresa, più le spese tecniche se l'assemblea decide di includerle.
• Il criterio di riparto: tabella generale, tabella scale o tabella specifica, a seconda dell'intervento.
• Il numero delle rate e le scadenze.
• Se il fondo è costituito per intero o in relazione ai SAL, con il richiamo alla clausola del contratto.
• L'eventuale margine di prudenza e come verrà restituito o compensato a fine lavori.

Fondo intero o fondo a SAL?

Il fondo intero si spiega e si gestisce più facilmente: chiedi tutto e paghi l'impresa man mano. Il fondo a SAL pesa meno sui condomini perché distribuisce le rate sui tempi del cantiere, ma ti costringe a seguire da vicino il calendario. Ogni rata va incassata prima della scadenza del pagamento all'impresa, con un margine per i ritardi.

In pratica conviene fissare ogni rata almeno un mese prima del SAL corrispondente. Così hai il tempo di mandare un sollecito e di accorgerti se mancano soldi prima di firmare il bonifico.

Come si riparte il fondo tra i condomini?

Il fondo si riparte con lo stesso criterio che si userà per la spesa. Per la facciata di solito si usa la tabella di proprietà generale, per il tetto di una sola scala la tabella di quella scala. Il criterio deliberato per il fondo deve coincidere con quello del consuntivo dei lavori, altrimenti a fine cantiere avrai conguagli difficili da spiegare.

Prima dell'assemblea prepara il prospetto per unità: ogni condomino arriva sapendo quanto gli costa ciascuna rata, e la discussione si sposta sui lavori invece che sui conti.

Come si registra il fondo nel rendiconto?

Qui nasce la maggior parte della confusione. Il fondo speciale non è una spesa dell'esercizio: è una somma raccolta con destinazione vincolata, che resta del condominio finché non viene spesa per i lavori.

L'art. 1130-bis c.c. chiede che il rendiconto contenga le voci di entrata e di uscita e ogni altro dato sulla situazione patrimoniale del condominio, sui fondi disponibili e sulle eventuali riserve. Il fondo speciale va esposto in modo che chi legge capisca quanto è stato raccolto, quanto speso e quanto resta.

Le registrazioni nelle fasi del cantiere

1. Emissione delle rate: registri il credito verso ciascun condomino per la sua quota del fondo, in una gestione separata da quella ordinaria.
2. Incasso: il versamento chiude il credito del condomino e aumenta il fondo disponibile.
3. Fattura dell'impresa: registri il debito verso il fornitore, distinguendo imponibile, IVA e ritenuta del 4%.
4. Pagamento: il fondo si riduce dell'intero importo della fattura. Il netto esce con il bonifico all'impresa, mentre la ritenuta resta sul conto ma diventa un debito verso l'Erario fino al versamento con F24.
5. Chiusura dei lavori: il consuntivo dei lavori confronta il fondo raccolto con la spesa effettiva e determina l'eventuale conguaglio di ogni condomino.

Perché tenere una gestione separata

Se le rate del fondo si mescolano a quelle ordinarie, il riepilogo finanziario smette di dire qualcosa di utile. Il condomino non capisce se il saldo positivo del conto è avanzo di gestione o denaro già destinato al cantiere. Tieni il fondo come gestione a sé, con il suo riparto, le sue rate e il suo consuntivo. Anche se tutto passa sullo stesso conto intestato al condominio (art. 1129, comma 7, c.c.), la contabilità deve dirti in ogni momento quale parte del saldo appartiene al fondo.

C'è chi apre un secondo conto intestato al condominio solo per i lavori. Non è obbligatorio, ma sui cantieri lunghi semplifica la riconciliazione. Se lo fai, decidilo con l'assemblea e mettilo a verbale.

Un esempio con i numeri

Esempio: un condominio delibera il rifacimento della facciata. Il contratto prevede un imponibile di 100.000 euro più IVA al 10%, quindi 110.000 euro, con pagamento a SAL. L'assemblea costituisce un fondo di 110.000 euro, ripartito per millesimi di proprietà, in 4 rate da 27.500 euro ciascuna.

Un'unità con 85 millesimi deve al fondo 110.000 x 85 / 1.000 = 9.350 euro, cioè 2.337,50 euro per ciascuna delle 4 rate.

Se tutti pagano, dopo le prime due rate il fondo ha raccolto 55.000 euro.

Arriva il primo SAL, pari al 40% dei lavori:

• imponibile 40.000 euro;
• IVA 10% 4.000 euro;
• totale fattura 44.000 euro;
• ritenuta 4% sull'imponibile, ai sensi dell'art. 25-ter DPR 600/1973: 1.600 euro;
• bonifico all'impresa: 44.000 meno 1.600 = 42.400 euro.

Dopo il bonifico sul conto restano 55.000 meno 42.400 = 12.600 euro. Di questi, 1.600 sono la ritenuta da versare con F24, codice 1019 se l'impresa è soggetto IRPEF, 1020 se è soggetto IRES. Il fondo effettivamente disponibile per i lavori è 12.600 meno 1.600 = 11.000 euro, cioè 55.000 meno i 44.000 euro di costo del SAL.

È proprio sulla differenza tra saldo del conto e fondo disponibile che molti rendiconti si inceppano. Esporre 12.600 euro come fondo significa contare soldi che appartengono all'Erario.

La ritenuta si versa con F24 entro il 16 del mese successivo al pagamento. Per la ritenuta del 4% il condominio può rinviare il versamento finché il totale non arriva a 500 euro, comunque entro il 30 giugno e il 20 dicembre. In un cantiere come questo la soglia si supera subito. Per i conti delle ritenute sui singoli SAL c'è il calcolatore delle ritenute d'acconto.

Cosa succede se un condomino non versa la sua quota?

Con il fondo a SAL ogni rata non incassata riduce il margine tra quanto raccolto e quanto devi pagare. Nell'esempio, se l'unità da 85 millesimi salta la seconda rata, il fondo raccoglie 52.662,50 euro invece di 55.000. Il primo SAL si paga ancora, ma il margine si riduce, e con più morosi o un SAL più grande i soldi non basterebbero.

Non tappare il buco con il fondo cassa ordinario: mescoleresti due gestioni e il problema sparirebbe dal rendiconto. Sollecita subito e, se il ritardo continua, avvia il recupero sulla base dello stato di ripartizione approvato, come prevede l'art. 63 disp. att. c.c. Tempi e passaggi del recupero sono spiegati nell'articolo sul condomino moroso e il decreto ingiuntivo entro sei mesi.

Se l'ammanco rischia di impedire il pagamento di un SAL, avvisa il consiglio di condominio e, se serve, convoca l'assemblea per decidere come procedere. Parla con l'impresa dei tempi di pagamento prima che il SAL scada, non dopo.

Molte di queste situazioni si evitano deliberando fin dall'inizio un piccolo margine di prudenza nel fondo. Una maggiorazione contenuta, da restituire o compensare a consuntivo lavori, dà respiro senza gravare troppo sui condomini.

Come si chiude il fondo a fine lavori?

Finiti i lavori prepari il consuntivo dei lavori, separato da quello ordinario, con quanto ciascun condomino ha versato, quanto gli spettava sulla spesa effettiva e il saldo.

Se la spesa è stata inferiore al fondo, l'avanzo va restituito o, se l'assemblea lo decide, destinato ad altro. Se è stata superiore, per varianti o lavori extra, serve un conguaglio a carico dei condomini con lo stesso criterio di riparto. Le varianti, però, andrebbero approvate prima di eseguirle, insieme all'integrazione del fondo.

E se un'unità viene venduta durante il cantiere?

Le quote già versate restano nel fondo. Gli accordi nel rogito tra venditore e acquirente valgono tra loro, non verso il condominio. Per le spese straordinarie chi è obbligato verso il condominio dipende in genere dalla data della delibera, e chi subentra risponde in solido dei contributi dell'anno in corso e di quello precedente (art. 63 disp. att. c.c.).

Nei casi dubbi verifica con il legale prima di intestare le rate. Nel frattempo aggiorna l'anagrafe condominiale e conserva la data della delibera e quella del rogito: sono le due informazioni che ti servono per capire a chi chiedere il pagamento.

Cosa fare in concreto, dalla delibera alla chiusura

1. Prima dell'assemblea, prepara il riparto del fondo con la tabella corretta e una proposta di rate legata al calendario del contratto.
2. In assemblea, fai mettere a verbale importo, criterio, rate, scadenze e modalità del fondo (intero o a SAL).
3. Apri in contabilità una gestione separata per i lavori, con il suo preventivo e il suo riparto.
4. Emetti gli avvisi di rata con scadenze anticipate rispetto ai SAL.
5. A ogni incasso, riconcilia l'estratto conto e verifica il fondo disponibile prima del pagamento successivo.
6. A ogni fattura dell'impresa, calcola la ritenuta del 4%, paga il netto e programma l'F24.
7. Nel rendiconto annuale, esponi il fondo tra i fondi disponibili, distinto dal saldo della gestione ordinaria e dai debiti verso l'Erario.
8. A fine lavori, chiudi con il consuntivo dei lavori e i conguagli.

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Domande frequenti

Il fondo speciale per i lavori straordinari è obbligatorio anche per lavori di importo basso?

L'art. 1135, primo comma, n. 4 c.c. non prevede una soglia minima: per manutenzione straordinaria e innovazioni il fondo va costituito. Per lavori piccoli si può deliberare un'unica rata con scadenza prima del pagamento.

Il fondo speciale va tenuto su un conto corrente separato?

La legge non lo impone: basta che le somme passino sul conto intestato al condominio previsto dall'art. 1129 c.c. La contabilità però deve separare il fondo dalla gestione ordinaria. Per cantieri lunghi un secondo conto può essere utile, se l'assemblea lo decide.

Si può usare il fondo cassa ordinario per pagare un SAL se mancano le quote dei morosi?

Meglio di no: mescola due gestioni e rende il rendiconto poco leggibile. Conviene sollecitare i morosi, avvisare il consiglio e, se serve, portare la questione in assemblea prima della scadenza del SAL.

Nel fondo speciale va inclusa anche l'IVA?

Sì, il fondo deve coprire quanto il condominio paga per i lavori, quindi IVA compresa. Spesso le assemblee includono anche le spese tecniche, come direzione lavori e sicurezza.

Se un condomino vende l'appartamento durante i lavori, chi paga le rate del fondo?

Le quote già versate restano nel fondo, e gli accordi nel rogito valgono solo tra venditore e acquirente. Per le spese straordinarie l'obbligo verso il condominio dipende in genere dalla data della delibera, e chi subentra risponde in solido dei contributi dell'anno in corso e di quello precedente (art. 63 disp. att. c.c.). Nei casi dubbi verifica con il legale prima di intestare le rate.