Con una tabella pivot in Excel ottieni in pochi clic il riepilogo delle spese del condominio per voce ed esercizio, senza scrivere formule: trascini la voce nelle righe, l'esercizio nelle colonne e l'importo nei valori. Serve un elenco di spese pulito, una riga per spesa. Sotto trovi i passi, un esempio con i numeri, come aggiornarla e i due errori che la fanno sbagliare più spesso.
Che cosa serve prima di creare la tabella pivot?
Un elenco unico con un'intestazione per colonna, senza righe vuote, senza subtotali e senza celle unite. Per le spese del condominio bastano cinque colonne:
- Data: la data della spesa;
- Esercizio: l'anno di gestione a cui appartiene (2025, 2026);
- Voce: Pulizie, Energia elettrica, Assicurazione, Ascensore;
- Tabella: la tabella millesimale (A, B, C);
- Importo: un numero, senza simbolo dell'euro scritto a mano.
La colonna Esercizio conviene scriverla anche se c'è la data: se la gestione non coincide con l'anno solare, raggruppare per anno della data mette le spese nell'esercizio sbagliato.
Esempio: un condominio registra queste spese.
- esercizio 2025: Pulizie 1.500,00 € a marzo e 1.500,00 € a dicembre, Energia elettrica 620,00 €, Assicurazione 1.210,00 €, Ascensore 980,00 €;
- esercizio 2026: Pulizie 1.560,00 €, Energia elettrica 705,40 € a giugno e 182,30 € a ottobre, Assicurazione 1.240,00 €, Ascensore 1.135,60 €.
Come si crea la tabella pivot delle spese?
- Clicca in una cella qualsiasi dell'elenco e premi Ctrl+T per trasformarlo in tabella (spiegato sotto perché).
- Nella scheda Inserisci scegli Tabella pivot, poi Da tabella/intervallo.
- Controlla che la tabella proposta sia quella giusta, scegli Nuovo foglio di lavoro e conferma.
- Nel riquadro dei campi a destra trascina Voce nell'area Righe.
- Trascina Esercizio nell'area Colonne.
- Trascina Importo nell'area Valori.
Il risultato, nell'esempio:
- Pulizie: 3.000,00 € nel 2025, 1.560,00 € nel 2026;
- Energia elettrica: 620,00 € nel 2025, 887,70 € nel 2026;
- Assicurazione: 1.210,00 € nel 2025, 1.240,00 € nel 2026;
- Ascensore: 980,00 € nel 2025, 1.135,60 € nel 2026;
- totale: 5.810,00 € nel 2025, 4.823,30 € nel 2026.
Per dare agli importi il formato giusto non formattare le celle a mano: clic destro su un valore, Impostazioni campo valore, Formato numero, Numero con due decimali e separatore delle migliaia. Il formato resta anche quando la pivot si aggiorna.
Come filtro per tabella millesimale o per periodo?
Trascina Tabella nell'area Filtri: sopra la pivot compare un menu in cui scegli la tabella A, B o C. Nell'esempio, con il filtro sulla tabella A e l'esercizio 2026 restano Energia elettrica (887,70 €) e Assicurazione (1.240,00 €), in tutto 2.127,70 €.
Per filtrare per periodo puoi trascinare Data nelle righe: Excel raggruppa le date in anni, trimestri e mesi. Se preferisci le date singole, clic destro su una data, Separa. Per chi deve usare il file senza conoscere le pivot sono comodi i filtri a pulsanti: nella scheda della tabella pivot cerca Inserisci filtro dati e scegli i campi Voce o Tabella.
Perché la tabella pivot non mostra le spese nuove?
Perché una pivot non si aggiorna da sola quando cambi i dati. Dopo aver aggiunto o corretto spese devi aggiornarla: clic destro dentro la pivot e Aggiorna, oppure Aggiorna tutto nella scheda Dati.
Il secondo motivo è l'intervallo. Se hai creato la pivot su A1:E10 e aggiungi una spesa nella riga 11, anche aggiornando quella riga resta fuori. Per questo il primo passo è Ctrl+T: con l'elenco trasformato in tabella, le righe aggiunte in fondo entrano nella tabella e la pivot le prende al primo aggiornamento. Se la pivot esiste già su un intervallo fisso, usa Cambia origine dati nella scheda della tabella pivot e indica il nome della tabella.
Perché la somma è sbagliata o compare "Conteggio di Importo"?
Quasi sempre perché alcuni importi sono testo. Succede con i dati copiati da PDF, da email o da un CSV importato male: la cella mostra "182,30" ma allineato a sinistra, spesso con un triangolino verde.
Nell'esempio, se la spesa di ottobre da 182,30 € è testo, la pivot mostra 705,40 € per l'energia elettrica 2026 invece di 887,70 €, e il totale 2026 scende a 4.641,00 €. Nessun messaggio di errore. Se invece la colonna contiene testo quando crei la pivot, Excel può proporre Conteggio di Importo al posto della somma: in quel caso clic destro sul valore, Impostazioni campo valore, Somma.
Per trovare gli importi testuali basta confrontare due conteggi:
=CONTA.VALORI(E2:E11)-CONTA.NUMERI(E2:E11)CONTA.VALORI conta le celle piene, CONTA.NUMERI solo i numeri. Nell'esempio con la spesa di ottobre come testo il risultato è 1 (10 meno 9): c'è un importo da correggere. Per convertirlo seleziona la colonna, Dati, Testo in colonne, Fine, poi aggiorna la pivot. Se il problema nasce dall'importazione della banca, guarda la guida sull'estratto conto CSV in Excel.
Quali altri errori tipici capitano con le pivot?
Voci scritte in modi diversi. "Pulizie" e "pulizie " con uno spazio diventano due righe separate nella pivot. Un elenco a discesa sulle voci lo evita.
Totali di controllo dentro i dati. Una riga "Totale" nell'elenco viene sommata come una spesa e raddoppia i numeri. I totali vanno fuori dall'elenco, o li calcola la pivot.
Formule che puntano alla pivot. Se scrivi =B5 riferito a una cella della pivot e poi aggiungi una voce, le righe si spostano e la formula legge il numero sbagliato. Per un controllo puntuale è più sicuro SOMMA.PIÙ.SE sull'elenco, come nella guida sui totali di spesa per tabella.
E in Google Fogli?
Seleziona l'elenco, poi Inserisci, Tabella pivot. Nell'editor laterale aggiungi Voce in Righe, Esercizio in Colonne e Importo in Valori con SOMMA; i filtri si aggiungono nella sezione Filtri. A differenza di Excel la pivot si aggiorna da sola quando cambiano i dati, ma l'intervallo di origine resta fisso: indicalo per colonne intere, ad esempio Spese!A:E, così le righe nuove vengono incluse. CONTA.VALORI e CONTA.NUMERI hanno gli stessi nomi.
Dove lo trovo già pronto?
Il modello Excel del rendiconto condominiale ha il registro delle spese già impostato come tabella, pronto per una pivot, e il modello di preventivo di gestione parte dalle stesse voci. In Condowise, il gestionale condominiale gratuito, ogni spesa è registrata con la sua voce e la sua tabella, e preventivi e consuntivi partono dagli stessi dati.
Il modello già pronto.
Domande frequenti.
Perché la tabella pivot non si aggiorna?
La pivot va aggiornata a mano dopo ogni modifica, con clic destro e Aggiorna. Se le righe nuove restano fuori, crea la pivot da una tabella Ctrl+T.
Perché la pivot mostra Conteggio invece di Somma?
Perché nella colonna degli importi ci sono celle con testo o vuote. Converti gli importi in numeri e scegli Somma in Impostazioni campo valore.
Come confronto le spese di due esercizi?
Metti la voce nelle righe, l'esercizio nelle colonne e l'importo nei valori: ogni voce mostra il totale di ciascun esercizio affiancato.
Guida aggiornata a ottobre 2026. Informazioni generali, non una consulenza.