Elenchi a discesa con Convalida dati per unità, tabelle e voci.

Per avere in Excel un elenco a discesa con le unità, le tabelle millesimali o le voci di spesa, selezioni le celle e vai su Dati, Convalida dati, scegli Elenco e indichi l'intervallo da cui prendere i valori. Da quel momento nella cella si sceglie invece di scrivere, e gli errori di battitura che falsano somme e ricerche spariscono. Sotto trovi i passi e i controlli.

Perché usare gli elenchi a discesa nel foglio del condominio?

Perché le formule di somma e di ricerca confrontano i testi carattere per carattere. "A3", "a3" e "A 3" per una persona sono la stessa unità, ma "A 3" con lo spazio non viene trovato da SOMMA.PIÙ.SE né da CERCA.VERT, e la spesa o il pagamento spariscono dai totali senza nessun errore visibile. Con un elenco a discesa nella cella entra solo un valore previsto. È lo stesso motivo per cui le guide su SOMMA.PIÙ.SE e su CERCA.X insistono sui codici scritti sempre uguali.

Come preparo gli elenchi da cui scegliere?

In un foglio a parte, che puoi chiamare Elenchi, con una colonna per ogni elenco e nessuna riga vuota in mezzo:

• colonna A: codici delle unità (A1, A2... B6);
• colonna B: tabelle millesimali (A Proprietà, B Scale, C Ascensore, D Riscaldamento);
• colonna C: voci di spesa (Pulizie, Energia elettrica, Ascensore, Assicurazione, Manutenzione).

Esempio: un condominio con due scale e 12 unità ha i codici da A1 ad A6 e da B1 a B6, nelle celle da A2 ad A13 del foglio Elenchi.

Come creo l'elenco a discesa con Convalida dati?

1. Nel foglio dove inserisci i dati (per esempio Incassi) seleziona le celle della colonna Unità, ad esempio B2:B500.
2. Nella scheda Dati, gruppo Strumenti dati, clicca Convalida dati.
3. Nella scheda Impostazioni, alla voce Consenti scegli Elenco.
4. Lascia attiva l'opzione Elenco nella cella, che mostra la freccia.
5. In Origine scrivi l'intervallo, con i dollari:

=Elenchi!$A$2:$A$13

1. Conferma con OK.

Per elenchi brevi che non cambiano puoi scrivere i valori direttamente in Origine, separati dal punto e virgola nell'Excel italiano: Contanti;Bonifico;Assegno.

Come faccio a far crescere l'elenco quando aggiungo un'unità?

Trasformando l'elenco in una tabella e dandogli un nome. Seleziona la colonna dei codici con l'intestazione, premi Ctrl+T e conferma. Poi seleziona i soli codici, scegli Formule, Definisci nome e chiamali ad esempio Unita. In Origine della convalida scrivi:

=Unita

Quando aggiungi un codice in fondo alla tabella, il nome si allarga e il nuovo codice compare nel menu. Se preferisci non usare le tabelle, una soluzione semplice è indicare un intervallo più lungo del necessario, come $A$2:$A$100: le righe vuote in fondo non danno problemi, ma nel menu compaiono come spazi vuoti.

Come scrivo i messaggi di aiuto e di errore?

Nella stessa finestra di Convalida dati ci sono altre due schede.

• Messaggio di input: un testo che compare quando selezioni la cella, per esempio "Scegli l'unità dall'elenco. Le nuove unità si aggiungono nel foglio Elenchi."
• Messaggio di errore: cosa succede se qualcuno scrive un valore non previsto. Con lo stile Interrompi il valore viene rifiutato; con Avviso Excel chiede conferma; con Informazione lo segnala ma lo accetta.

Per le unità e le tabelle conviene Interrompi, con un testo chiaro: "Unità non presente in anagrafica. Controlla il codice o aggiungila nel foglio Elenchi."

Quali altri controlli posso mettere con Convalida dati?

Oltre agli elenchi, Consenti offre altre regole utili:

• Decimale tra 0 e 1000 per i millesimi, così un 1200 scritto per errore viene rifiutato;
• Data tra il primo e l'ultimo giorno dell'esercizio, per le date delle spese;
• Personalizzato, con una formula. Per impedire codici doppi nell'anagrafica, sulle celle A2:A200:

=CONTA.SE($A$2:$A$200;A2)=1

Se qualcuno scrive un codice già presente, la formula restituisce FALSO e il valore viene rifiutato. Nel test con 12 righe in cui B5 è scritto due volte, entrambe le righe di B5 risultano FALSO, tutte le altre VERO.

Come trovo i valori sbagliati inseriti prima della convalida?

La convalida controlla solo quello che scrivi dopo averla impostata. Per i dati già presenti hai due strade.

La prima: Dati, freccia accanto a Convalida dati, Cerchia dati non validi. Excel disegna un cerchio rosso attorno alle celle che non rispettano la regola.

La seconda: una colonna di controllo che resta nel foglio.

=SE(CONTA.SE(Elenchi!$A$2:$A$13;B2)=0;"Unità non in elenco";"")

Esempio: nel foglio Incassi ci sono cinque righe con le unità A3, B7, A 2, B1 e A3. La formula segnala due righe: B7, che non esiste, e A 2, scritta con lo spazio. Per contarle in un colpo solo:

=CONTA.SE(C2:C6;"Unità non in elenco")

che restituisce 2.

Quali sono gli errori tipici con Convalida dati?

Il copia e incolla scavalca la regola. Incollando valori da un altro file, le celle prendono i dati e a volte anche le regole di origine, e la convalida sparisce. Dopo un incolla grosso, usa Cerchia dati non validi o la colonna di controllo.

Origine senza dollari. Con =Elenchi!A2:A13 senza $, l'intervallo si sposta riga per riga e nelle celle più in basso il menu mostra solo una parte dei codici.

Spazi nell'elenco di origine. Se nel foglio Elenchi un codice ha uno spazio finale, la convalida lo accetta ma le formule non lo trovano altrove. Pulisci l'elenco con ANNULLA.SPAZI.

Elenco su un altro file. L'origine in un'altra cartella di lavoro funziona solo con il file aperto. Tieni gli elenchi nello stesso file.

E in Google Fogli?

Seleziona le celle, poi Dati, Convalida dati, Aggiungi regola. Come criterio scegli Menu a discesa (da un intervallo) e indica l'intervallo, ad esempio Elenchi!A2:A13, oppure Menu a discesa per scrivere i valori a mano. Nelle opzioni avanzate puoi scegliere se mostrare un avviso o rifiutare il dato. CONTA.SE e SE funzionano con gli stessi nomi.

Dove lo trovo già pronto?

Il modello Excel delle tabelle millesimali e dell'anagrafica ha già i controlli su doppioni e codici, e il controllo del file Excel trova unità doppie e tabelle che non sommano a 1000 nel tuo foglio. Condowise è un gestionale condominiale gratuito in cui anagrafiche e tabelle millesimali stanno in un archivio unico, senza elenchi da tenere allineati a mano.