Preventivo di gestione ordinaria: come prepararlo voce per voce

In breve. Il preventivo di gestione ordinaria è il documento con cui l'assemblea approva le spese previste per l'esercizio e la loro ripartizione tra i condomini, come prevede l'art. 1135 c.c. Si prepara partendo dal consuntivo dell'anno precedente e dai contratti in corso, voce per voce, assegnando a ogni spesa la sua tabella millesimale o il suo criterio di consumo. Una volta approvato, con il relativo riparto, è la base delle rate e il titolo per chiedere il decreto ingiuntivo ai morosi. Un preventivo realistico evita conguagli pesanti a fine anno e discussioni in assemblea.

In molti studi il preventivo si fa così: si apre il file dell'anno prima, si cambia l'anno nell'intestazione e si aumenta qualche cifra "a occhio". Funziona finché non arriva un aumento della luce, un contratto di pulizia rinnovato a un prezzo diverso o la verifica dell'ascensore che cade proprio quell'anno. A quel punto il consuntivo chiude con un conguaglio a debito per tutti e la prima domanda in assemblea è sempre la stessa: perché non ce l'avevi detto prima? Preparare il preventivo con metodo richiede un'ora in più, ma te ne fa risparmiare molte dopo.

Cosa dice la legge sul preventivo condominiale?

L'art. 1135 c.c., al n. 2, stabilisce che l'assemblea provvede all'approvazione del preventivo delle spese occorrenti durante l'anno e alla relativa ripartizione tra i condomini. Due elementi, quindi: l'elenco delle spese previste e il riparto. Un preventivo senza riparto è solo una stima, e non ti permette di chiedere le rate a nessuno.

La ripartizione segue le regole del codice civile: l'art. 1123 c.c. ripartisce le spese in proporzione al valore delle proprietà, cioè per millesimi, salvo diversa convenzione; le spese per cose che servono i condomini in misura diversa si dividono in proporzione all'uso; le spese per parti che servono solo una parte dell'edificio restano a carico di chi ne trae utilità. L'art. 1124 c.c. detta poi una regola specifica per scale e ascensori.

C'è anche un effetto pratico importante. L'art. 63 delle disposizioni di attuazione consente all'amministratore di ottenere un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo per i contributi dovuti in base allo stato di ripartizione approvato dall'assemblea. Un preventivo approvato bene, con il riparto allegato al verbale, è il tuo strumento per recuperare le rate non pagate. Come muoverti con i morosi, e perché i sei mesi contano, lo trovi nella guida su condomino moroso e decreto ingiuntivo.

Da dove parti per prepararlo?

Da quattro fonti, che conviene raccogliere prima di scrivere una sola cifra:

• il consuntivo dell'ultimo esercizio chiuso, voce per voce, perché ti dice quanto si è speso davvero e non quanto si era previsto;
• i contratti in corso con i fornitori ricorrenti (pulizia, ascensore, giardino, manutenzione caldaia, assicurazione), con importi, scadenze e clausole di adeguamento;
• le delibere già approvate che hanno effetti sull'esercizio, per esempio un nuovo servizio o un aumento di frequenza della pulizia;
• gli adempimenti periodici che cadono quell'anno, come la verifica periodica dell'ascensore, i controlli antincendio dove previsti o il rinnovo di una polizza.

Se l'ultimo consuntivo non è ancora approvato, usa comunque i dati contabili aggiornati: il preventivo deve guardare ai numeri reali. Come si costruisce il consuntivo e come si legge lo trovi nella guida al bilancio consuntivo condominiale.

Quali voci deve contenere il preventivo?

Non esiste un elenco fissato dalla legge, ma un preventivo ordinario completo di solito comprende queste voci:

• compenso dell'amministratore, nell'importo specificato analiticamente all'atto della nomina o del rinnovo, come richiede l'art. 1129 c.c.;
• pulizia delle scale e delle parti comuni, dal contratto in essere;
• energia elettrica delle parti comuni, cioè luce scale, androne, cortile, autoclave;
• acqua, se la fornitura è condominiale con contatori divisionali o con un unico contatore;
• ascensore: canone di manutenzione, verifica periodica, energia elettrica dedicata, piccoli interventi;
• riscaldamento centralizzato, se presente: combustibile o energia, terzo responsabile, manutenzione della centrale termica, lettura dei ripartitori;
• assicurazione del fabbricato;
• manutenzioni ordinarie: giardino, cancello automatico, citofoni, piccole riparazioni;
• spese bancarie, postali e di invio, comprese PEC e raccomandate;
• compensi a terzi ricorrenti, per esempio il consulente per la sicurezza o il tecnico per gli adempimenti periodici;
• fondo per spese impreviste, se l'assemblea decide di prevederlo.

I lavori straordinari non vanno nel preventivo ordinario: hanno una loro delibera, un loro riparto e, per legge, il fondo speciale previsto dall'art. 1135 c.c. Tenerli separati rende leggibili entrambi i documenti.

Come stimi ogni voce senza andare a occhio?

Il criterio più solido è: spesa reale dell'anno precedente, più le variazioni che conosci già. Per ogni voce chiediti tre cose. Il contratto prevede un adeguamento ISTAT o un nuovo prezzo? C'è una spesa che l'anno scorso non c'era o che quest'anno non ci sarà? Il consuntivo conteneva una spesa una tantum che non si ripeterà?

Per le utenze guarda i consumi, non solo gli importi: se il condominio ha consumato la stessa energia ma ha pagato il 15% in più, la differenza dipende dalla tariffa e conviene informarti su come andrà il contratto. Per il riscaldamento centralizzato la stima è più delicata, perché dipende dalla stagione e dal prezzo del combustibile; la guida sulla gestione del riscaldamento condominiale spiega anche come si ripartiscono quota fissa e consumi.

Annota accanto a ogni voce da dove viene la cifra: "contratto 2026 più adeguamento", "media degli ultimi due anni", "preventivo del fornitore del 12 settembre". In assemblea ti servirà, e servirà anche a te l'anno dopo.

Come si ripartisce ogni voce?

Ogni spesa va collegata alla sua tabella. Una traccia comune, da adattare sempre al regolamento del condominio:

• tabella generale di proprietà (tabella A): compenso dell'amministratore, assicurazione, spese bancarie, manutenzioni delle parti comuni a tutti, energia delle parti comuni se il regolamento non dice altro;
• tabella scale: le spese di manutenzione delle scale seguono l'art. 1124 c.c., metà in base ai millesimi e metà in proporzione all'altezza di ciascun piano dal suolo; per la pulizia molti regolamenti usano la stessa tabella, verifica cosa prevede il tuo;
• tabella ascensore: manutenzione e sostituzione dell'ascensore seguono anche loro l'art. 1124 c.c.;
• consumi: acqua e riscaldamento si ripartiscono in base ai consumi misurati, dove ci sono contatori o ripartitori, con le regole specifiche previste per il riscaldamento;
• tabelle di gruppo: le spese che riguardano solo una scala, un corpo di fabbrica o i box restano a carico di chi ne beneficia, come prevede l'art. 1123 c.c.

Per le voci a consumo il preventivo usa una stima, di solito la quota di consumo dell'anno precedente di ogni unità. Il dato vero arriva con il consuntivo e la differenza finisce nel conguaglio.

Quanto mettere per gli imprevisti?

Non c'è una percentuale di legge. Nella pratica molti amministratori propongono un fondo tra il 3% e il 5% delle spese ordinarie, ripartito sulla tabella generale. Serve a coprire il guasto al cancello o la riparazione urgente senza dover chiedere una rata straordinaria per poche centinaia di euro.

Deve comparire come voce autonoma e deve essere approvato dall'assemblea come tutto il resto. Se a fine anno non viene usato, la somma risulta nel consuntivo e l'assemblea decide se restituirla con il conguaglio o accantonarla.

Un esempio con numeri

Un condominio di 12 appartamenti, riscaldamento autonomo, esercizio dal 1° gennaio al 31 dicembre 2027. Il preventivo, costruito sul consuntivo 2026 e sui contratti in corso:

• compenso amministratore: 3.600 EUR, tabella A;
• energia elettrica parti comuni: 900 EUR, tabella A;
• assicurazione fabbricato: 1.500 EUR, tabella A;
• manutenzioni ordinarie: 1.200 EUR, tabella A;
• spese bancarie, postali e PEC: 300 EUR, tabella A;
• fondo imprevisti, circa il 4%: 600 EUR, tabella A;
• pulizia scale: 2.400 EUR, tabella scale;
• ascensore, compresa la verifica periodica che cade nel 2027: 1.900 EUR, tabella ascensore;
• acqua: 2.800 EUR, a consumo.

Il totale è di 15.200 EUR: 8.100 sulla tabella A, 2.400 sulla tabella scale, 1.900 sulla tabella ascensore e 2.800 a consumo.

Prendi l'interno 7, al terzo piano, con 85 millesimi di proprietà, 92 sulla tabella scale e 110 sulla tabella ascensore, che l'anno scorso ha consumato il 6% dell'acqua. La quota preventiva è 688,50 EUR di tabella A, 220,80 di scale, 209,00 di ascensore e 168,00 di acqua: in tutto 1.286,30 EUR. L'unità chiude il 2026 con un credito di 46,30 EUR, quindi il dovuto 2027 è di 1.240,00 EUR. Con quattro rate trimestrali sono 310,00 EUR a rata.

Come trasformare questi importi in un piano rate e seguire gli incassi lo spiega la guida al piano rate condominiale in Excel.

Come lo presenti e lo fai approvare in assemblea?

Allega il preventivo all'avviso di convocazione, che deve arrivare almeno cinque giorni prima della data della prima convocazione secondo l'art. 66 disp. att. c.c. Chi arriva in assemblea avendo già visto i numeri fa domande più precise e vota più in fretta.

La forma che funziona meglio è una tabella con tre colonne per ogni voce: preventivo dell'anno precedente, consuntivo dell'anno precedente, nuovo preventivo. Accanto alle variazioni significative aggiungi una riga di spiegazione. Allega poi il riparto per unità e la proposta di piano rate con numero e scadenze.

L'approvazione segue le maggioranze dell'art. 1136 c.c.: in prima convocazione la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno la metà del valore dell'edificio, in seconda la maggioranza degli intervenuti con almeno un terzo del valore. Nel verbale indica che è stato approvato il preventivo con il relativo riparto e allega entrambi.

E se l'esercizio comincia prima dell'approvazione?

Succede spesso, perché l'assemblea si tiene qualche mese dopo l'inizio dell'esercizio. Molti regolamenti prevedono che nel frattempo si paghino rate provvisorie calcolate sull'ultimo preventivo approvato, da conguagliare dopo l'approvazione del nuovo. Se il regolamento non dice nulla, conviene farlo deliberare dall'assemblea, magari nella stessa seduta che approva il consuntivo.

Ricorda però che l'art. 63 disp. att. parla di stato di ripartizione approvato dall'assemblea: prima approvi il nuovo preventivo, prima hai un titolo pieno per le rate dell'anno.

Gli errori più comuni

• Copiare il preventivo precedente invece di partire dal consuntivo.
• Dimenticare le spese che non cadono ogni anno, come la verifica dell'ascensore o il rinnovo di un'attrezzatura antincendio.
• Mettere tutto sulla tabella generale per fare prima, esponendo la delibera a contestazioni.
• Inserire lavori straordinari nel preventivo ordinario.
• Non scalare dalla prima rata i saldi a credito e a debito dell'esercizio precedente.
• Approvare il totale senza allegare il riparto per unità al verbale.

Come prepararlo senza ricopiare tutto ogni anno

Se lavori su Excel, il modello Excel di preventivo di gestione ha già le voci, le tabelle e il collegamento al riparto, e ti evita di ricostruire le formule da zero. Il limite resta lo stesso di ogni foglio: i dati del consuntivo li ricopi a mano e ogni condominio ha il suo file.

Con un gestionale il preventivo nasce dalle stesse voci e dalle stesse tabelle del consuntivo, e il riparto e le rate si calcolano da soli. In Condowise la contabilità condominiale gestisce preventivi, consuntivi, riparti e rate dello stesso esercizio. Condowise è online: puoi registrarti gratis su app.condowise.it.

Domande frequenti

Il preventivo condominiale è obbligatorio?

Sì. L'art. 1135 c.c. affida all'assemblea l'approvazione del preventivo delle spese occorrenti durante l'anno e della relativa ripartizione. Senza un preventivo approvato mancano la base delle rate e il titolo per il decreto ingiuntivo previsto dall'art. 63 disp. att. c.c.

Con quale maggioranza si approva il preventivo di gestione ordinaria?

Con le maggioranze dell'art. 1136 c.c.: in prima convocazione la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno la metà del valore dell'edificio, in seconda convocazione la maggioranza degli intervenuti con almeno un terzo del valore.

I lavori straordinari vanno inseriti nel preventivo ordinario?

No. I lavori straordinari richiedono una delibera specifica, un loro riparto e la costituzione del fondo speciale previsto dall'art. 1135 c.c. Tenerli separati rende più chiari sia il preventivo ordinario sia la contabilità dei lavori.

Cosa succede se a fine anno le spese superano il preventivo?

La differenza emerge nel consuntivo e viene ripartita tra i condomini con il conguaglio, secondo le stesse tabelle. Se durante l'anno ti accorgi che una voce sta sforando di molto, conviene informare i condomini prima della chiusura.

Si possono chiedere le rate prima che il nuovo preventivo sia approvato?

Molti regolamenti prevedono rate provvisorie calcolate sull'ultimo preventivo approvato, da conguagliare dopo l'approvazione del nuovo. Se il regolamento non lo prevede, è meglio farlo deliberare dall'assemblea e approvare il nuovo preventivo il prima possibile.