In breve. Excel non ha canone, ma costa ore. In un esempio di studio con 10 condomini, riconciliazione, chiusura, riparti, solleciti e controlli valgono circa 280 ore l'anno: a 30 euro l'ora sono 8.400 euro di lavoro. Il confronto con un gestionale senza canone va fatto sulle ore che restano, misurate sul tuo studio.
Excel non ha un canone, e per molti studi la discussione finisce lì. Il foglio lo conosci, lo hai costruito tu, sai dove mettere le mani. Un costo però c'è, anche se non arriva in fattura: sono le ore che passi a fine mese e a fine anno a far quadrare i conti. Proviamo a misurarle con un esempio concreto, che poi puoi rifare con i numeri del tuo studio.
Perché Excel sembra gratis?
Perché il costo è sparso. Nessuno ti fattura i quaranta minuti passati a cercare un bonifico senza causale, né la mezz'ora persa a capire perché la tabella somma 999,97 millesimi invece di 1.000, o perché il riparto non torna di qualche centesimo con la spesa totale. Sono piccoli blocchi di tempo, distribuiti su dodici mesi e su più condomini.
C'è anche un altro motivo: il foglio funziona. Le formule calcolano bene. Il tempo se ne va in quello che sta intorno al calcolo: copiare dati da una fonte all'altra, riportare saldi, controllare a mano che due fogli dicano la stessa cosa.
Per vedere il costo vero basta contare le ore per attività e per condominio, su un anno intero.
Dove finiscono le ore in un anno di gestione?
Le attività che pesano sono sempre le stesse. Da studio a studio cambia quanto pesano.
Riconciliazione dell'estratto conto
Scarichi l'estratto conto, lo apri accanto al foglio dei versamenti e spunti riga per riga. I bonifici con causale chiara vanno via veloci. Poi arrivano quelli senza nome, i pagamenti cumulativi di due rate, il figlio che paga per la madre, e lì ti fermi.
Con Excel l'abbinamento lo fai tu, ogni volta, a memoria o con un CERCA.VERT che regge finché le causali sono scritte bene. Ogni mese, per ogni condominio.
Chiusura dell'esercizio e rendiconto
L'art. 1130-bis c.c. chiede un rendiconto con registro di contabilità, riepilogo finanziario e nota sintetica esplicativa. Con Excel di solito sono tre fogli, o tre file, da ricomporre ogni anno.
Il saldo di chiusura di ogni condomino diventa il saldo di apertura del nuovo esercizio. Se lo riporti a mano, ogni riga può nascondere un errore di battitura.
Riparti, preventivo e rate
Il riparto in sé è una moltiplicazione per i millesimi. Le ore vanno nel costruire il foglio giusto per ogni tabella (generale, scale, ascensore, riscaldamento), nel gestire le spese personali e nel verificare che la somma delle quote torni con la spesa totale.
Con gli arrotondamenti qualche centesimo si perde per strada, e tocca a te recuperarlo. Per un controllo veloce su un singolo riparto c'è il calcolatore riparto spese.
Solleciti e morosità
Con Excel sai chi è in ritardo solo se il foglio dei versamenti è aggiornato. Poi devi scrivere il sollecito, annotare quando l'hai mandato e a chi, decidere quando passare la pratica al legale.
L'art. 1129 c.c., comma 9, chiede di agire contro i morosi entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio in cui il credito è esigibile, salvo dispensa dell'assemblea. Con il foglio questa scadenza la segui in agenda a mano, condominio per condominio.
Controlli incrociati
È la voce che nessuno mette in conto: verificare che la tabella millesimale sommi a 1.000, che il totale delle rate emesse corrisponda al preventivo approvato, che il saldo di cassa del foglio coincida con quello della banca. Controlli sacrosanti, che con Excel restano sulle tue spalle.
Quanto costa uno studio da 10 condomini?
Prendiamo uno studio con 10 condomini di media grandezza, ciascuno con il suo file Excel. Ipotizziamo queste ore annue per condominio (sono valori di esempio, non medie di mercato):
- Riconciliazione dell'estratto conto: 45 minuti al mese, cioè 9 ore l'anno.
- Chiusura dell'esercizio e rendiconto: 8 ore.
- Riparto consuntivo, preventivo e piano rate: 4 ore.
- Solleciti e controllo dei morosi: 4 ore.
- Controlli incrociati e correzioni: 3 ore.
Il totale è 28 ore per condominio. Su 10 condomini fanno 280 ore l'anno, 35 giornate lavorative da 8 ore.
Adesso dai un valore a quell'ora. Ipotizziamo 30 euro: può essere il costo di un collaboratore, o quanto vale un'ora tua che potresti dedicare a un nuovo incarico. 280 ore per 30 euro sono 8.400 euro l'anno, 840 euro per condominio.
Nel tuo studio i numeri possono scendere, se gli edifici sono piccoli e i pagamenti arrivano con causali ordinate, oppure salire, se gestisci complessi con molte tabelle e molte spese personali. Il metodo resta quello: ore per attività, per condominio, moltiplicate per un valore orario.
E il tempo degli errori?
Nell'esempio mancano i rifacimenti: un saldo riportato male, una formula che salta una riga dopo un inserimento, una tabella con un'unità duplicata.
Quando capita, all'ora spesa per trovare l'errore si aggiungono la telefonata con il condomino, la rettifica del riparto, a volte una spiegazione in assemblea. Succede di rado, ma ogni volta costa più di quanto il foglio lasci pensare.
Dove il foglio regge bene?
Per un condominio piccolo, con poche unità, una sola tabella e pagamenti regolari, Excel regge. Se le ore che conti sono poche, qualsiasi strumento ti fa guadagnare poco.
Regge anche quando a usarlo è una sola persona, che lo ha costruito con cura. I problemi arrivano con l'aumento dei condomini, con un collaboratore nuovo che deve capire la logica dei file, o quando ogni condominio ha un foglio leggermente diverso e ogni chiusura diventa un caso a sé.
Cosa cambia con un gestionale senza canone?
Le attività restano le stesse. Cambia chi fa il lavoro ripetitivo.
In Condowise l'estratto conto è la fonte dei dati: il sistema propone gli abbinamenti dei movimenti e tu li confermi a mano. Il riparto quadra al centesimo e le stampe di bilanci e riparti sono conformi all'art. 1130-bis c.c.
Una parte di quelle ore si recupera anche restando su Excel, con fogli che segnalano gli errori: il modello Excel di riparto spese quadra al centesimo da solo, come spiega la guida arrotondare il riparto al centesimo.
Anche il gestionale ha un costo, e va messo nel conto: il tempo per caricare i dati la prima volta e quello per abituarti a lavorare in un altro modo. Con un gestionale gratuito però non c'è un canone da sommare alle ore. Cosa include lo trovi nella pagina sul gestionale condominiale gratis. I servizi aggiuntivi hanno un prezzo separato, che trovi nella pagina prezzi: decidi tu se ti servono.
Quante ore risparmi non possiamo dirlo noi, perché dipende da come lavori oggi. Per saperlo devi misurare prima e dopo, con lo stesso metodo.
Come calcoli il costo reale nel tuo studio?
Basta il tuo stesso Excel e un mese di annotazioni: l'impostazione richiede una mattina, poi segni i minuti man mano che lavori.
- Elenca i condomini e, per ciascuno, le attività dell'esempio: riconciliazione, chiusura, riparti, solleciti, controlli.
- Per un mese annota i minuti reali che passi su ogni attività. Per la chiusura prendi come riferimento l'ultimo esercizio.
- Moltiplica per dodici le attività mensili e somma quelle annuali.
- Dai un valore all'ora: costo di un collaboratore o valore del tuo tempo.
- Aggiungi una stima realistica dei rifacimenti dell'ultimo anno.
- Confronta il totale con il costo di un gestionale: canone, tempo di migrazione e ore che restano.
Se vuoi provare Condowise, i dati che hai già in Excel si importano con il modello CSV scaricabile dalla pagina di migrazione, con una verifica guidata prima di confermare. Il gestionale è gratuito, senza canone e senza limiti di condomini, e si pagano solo i servizi per i condomini che attivi: apre il 22 ottobre 2026 e fino ad allora ci si può iscrivere alla lista d'attesa.
Domande frequenti
Quante ore servono per chiudere un bilancio condominiale con Excel?
Dipende dalle dimensioni del condominio e da come sono organizzati i fogli. Nell'esempio dell'articolo la chiusura con rendiconto vale 8 ore per condominio, ma il dato che conta è quello che misuri sull'ultimo esercizio del tuo studio.
Per un solo condominio piccolo conviene restare su Excel?
Se le unità sono poche, c'è una sola tabella e i pagamenti sono regolari, Excel regge bene. Il conto delle ore cambia quando i condomini aumentano o i fogli diventano diversi tra loro.
Un gestionale condominiale gratis non costa proprio niente?
Il gestionale Condowise non ha canone né limiti di condomini: a pagamento ci sono solo i servizi per i condomini, se li attivi. Restano il tempo per caricare i dati e prendere confidenza con lo strumento. I servizi aggiuntivi hanno un prezzo separato, indicato nella pagina prezzi del sito.
Posso portare i miei fogli Excel dentro un gestionale?
Sì. In Condowise i dati si importano con il modello CSV scaricabile dalla pagina migrazione, e prima di confermare c'è una verifica guidata.
Il gestionale Condowise è gratuito.
Nessun canone per l’amministratore, nessun limite di condomini o unità. Si pagano solo i servizi per i condomini: li trovi nella pagina Prezzi.