Registro dei verbali e di nomina e revoca: come tenerli

In breve. Il registro dei verbali delle assemblee e il registro di nomina e revoca dell'amministratore sono due dei quattro registri obbligatori previsti dall'art. 1130, n. 7, del codice civile, insieme all'anagrafe condominiale e al registro di contabilità. Nel primo vanno trascritte le deliberazioni, le mancate costituzioni dell'assemblea e le brevi dichiarazioni dei condomini che lo chiedono, con il regolamento allegato. Nel secondo annoti in ordine cronologico chi è stato nominato e revocato e quando, con gli estremi del decreto se è intervenuto il tribunale. Tenerli male espone alla revoca per grave irregolarità.

Nella pratica di studio questi due registri sono spesso i più trascurati. Il verbale viene redatto, firmato e inviato, ma poi finisce in una cartella senza un ordine preciso; la storia degli amministratori si ricostruisce solo quando serve, magari durante un passaggio di consegne o un contenzioso. Eppure sono proprio questi registri a provare chi poteva decidere, cosa è stato deciso e chi aveva il potere di eseguire. Questa guida spiega cosa annotare, come organizzarli e come gestire le richieste di consultazione.

Cosa prevede la legge per questi due registri?

L'art. 1130 c.c., al numero 7, elenca tra le attribuzioni dell'amministratore la tenuta di quattro registri. Per i due che ci interessano la norma è precisa:

• nel registro dei verbali delle assemblee sono annotate le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato;
• nel registro di nomina e revoca dell'amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale.

A questo si aggiunge l'art. 1136 c.c., che nell'ultimo comma stabilisce che delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascriversi nel registro tenuto dall'amministratore. Il verbale quindi non è un documento libero: deve confluire nel registro.

Per come si scrive un buon verbale, con quorum, votazioni e allegati, trovi una guida dedicata al verbale di assemblea. Qui ci concentriamo sul registro che lo raccoglie.

Come si organizza il registro dei verbali?

Il registro dei verbali deve permettere di ricostruire tutta la vita assembleare del condominio, riunione dopo riunione. Una struttura che funziona prevede:

1. numerazione progressiva delle assemblee, con data, ora e luogo, oppure il collegamento usato se la riunione si è tenuta in videoconferenza;
2. tipo di assemblea: ordinaria o straordinaria, prima o seconda convocazione;
3. il testo integrale del verbale, firmato da presidente e segretario, oppure la sua copia conforme con l'indicazione di dove si trova l'originale;
4. gli allegati essenziali: foglio presenze, deleghe, eventuali preventivi approvati;
5. le mancate costituzioni: se in prima convocazione non si raggiunge il quorum, va annotato, perché è il presupposto per la validità della seconda;
6. le dichiarazioni dei condomini che chiedono di metterle a verbale, in forma breve.

All'inizio del registro, o in una sezione dedicata, va allegato il regolamento di condominio se esiste, con le eventuali modifiche approvate nel tempo. Per le regole sul regolamento puoi leggere la guida al regolamento condominiale.

Un consiglio pratico: trascrivi il verbale nel registro entro pochi giorni dall'assemblea, nello stesso momento in cui lo invii agli assenti. Così il registro è sempre allineato con quello che i condomini hanno ricevuto e non rischi versioni diverse dello stesso documento.

Perché la mancata costituzione va annotata?

È un dettaglio che molti saltano, ma ha un peso concreto. La seconda convocazione è valida solo se la prima è andata deserta o non ha raggiunto il quorum costitutivo. Se un condomino impugna una delibera presa in seconda convocazione, la prima prova che chiederà è proprio il verbale di mancata costituzione della prima.

Facciamo un esempio. Il condominio Via Garibaldi 8 ha 24 unità. L'assemblea è convocata in prima convocazione per il 14 marzo alle 7:00 e in seconda per il 16 marzo alle 18:30. Il 14 marzo non si presenta nessuno. Nel registro annoti, con il numero progressivo 31, "Assemblea ordinaria del 14 marzo, prima convocazione: non costituita per mancanza del quorum". Il 16 marzo intervengono 11 condomini che rappresentano 520 millesimi e la riunione prosegue. Il verbale del 16 marzo diventa la voce numero 32 e richiama la 31. Chi sfoglia il registro capisce in pochi secondi la sequenza.

Cosa va scritto nel registro di nomina e revoca?

Il registro di nomina e revoca è più breve, ma deve essere completo. Per ogni amministratore che si è succeduto conviene annotare:

• nome o denominazione dello studio o della società, con codice fiscale;
• data della delibera di nomina, con il riferimento al numero del verbale nel registro dei verbali;
• le conferme: l'art. 1129 c.c. prevede che l'incarico duri un anno e si intenda rinnovato per uguale durata, ma molte assemblee deliberano comunque la conferma ed è utile riportarla;
• la data di cessazione, distinguendo tra revoca assembleare, revoca giudiziale, dimissioni o mancato rinnovo;
• gli estremi del decreto del tribunale quando la nomina o la revoca sono state disposte dal giudice, come prevede espressamente la norma.

Riprendiamo l'esempio. Nel registro di Via Garibaldi 8 trovi: nomina dello studio A con verbale n. 18 del 2019; conferme con i verbali n. 22, 25 e 28; dimissioni comunicate a gennaio 2026; nomina dello studio B con verbale n. 32 del 16 marzo 2026. Se un giorno un fornitore contesta la validità di un contratto firmato nel 2025, il registro dimostra subito chi aveva la rappresentanza in quel momento. Requisiti, nomina e compenso sono spiegati nella guida su requisiti e nomina dell'amministratore.

Chi può consultare i registri e come gestire le richieste?

L'art. 1129, comma 2, c.c. prevede che l'amministratore, contestualmente all'accettazione della nomina e a ogni rinnovo, comunichi tra l'altro il locale dove si trovano i registri dell'art. 1130, numeri 6 e 7, e i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.

Questo significa che:

• la consultazione è gratuita, mentre la copia può essere addebitata al richiedente al costo;
• devi indicare in anticipo luogo, giorni e orari, non decidere caso per caso;
• la richiesta va fatta all'amministratore, che conviene la registri con la data e la risposta data.

Molti studi oggi offrono anche un'area online dove i condomini trovano i verbali già approvati. È una soluzione comoda che riduce le richieste, ma non sostituisce l'obbligo di comunicare dove si trovano i registri e come accedervi.

I registri possono essere tenuti in digitale?

L'art. 1130, n. 7, c.c. ammette espressamente la tenuta con modalità informatizzate per il registro di contabilità. Per gli altri registri la norma non lo dice in modo esplicito, ed è per questo che conviene essere prudenti.

La prassi più sicura è questa:

• tenere un registro digitale ordinato, con numerazione progressiva e data di ogni trascrizione, che non consenta di modificare senza lasciare traccia;
• conservare gli originali firmati dei verbali, cartacei o firmati digitalmente;
• poter stampare o esportare il registro completo in qualsiasi momento, per una consultazione o per il passaggio di consegne.

La legge non fissa un termine di conservazione per questi due registri, a differenza dei dieci anni previsti dall'art. 1130-bis per le scritture contabili. Dato che raccontano la storia del condominio, vanno conservati per tutta la sua durata e consegnati da un amministratore all'altro.

Cosa succede se i registri mancano o sono incompleti?

L'art. 1129 c.c. elenca tra le gravi irregolarità che possono portare alla revoca giudiziale l'inottemperanza agli obblighi dell'art. 1130, numeri 6, 7 e 9. I registri dei verbali e di nomina e revoca rientrano nel numero 7. Il ricorso al tribunale può essere presentato anche da un solo condomino.

Le conseguenze pratiche sono altrettanto concrete:

• senza verbali in ordine è difficile provare una delibera quando devi eseguirla contro un condomino o un fornitore;
• non riesci a dimostrare la regolarità di una seconda convocazione;
• il passaggio di consegne si blocca, perché il successore non sa quali delibere sono ancora da eseguire;
• in un contenzioso sulla tua gestione manca la prova di aver agito su mandato dell'assemblea.

Per gli obblighi alla fine dell'incarico puoi leggere la guida al passaggio di consegne.

Quali errori evitare?

Gli errori che si vedono più spesso negli studi sono questi:

• verbali sparsi in cartelle diverse, senza numerazione e senza un indice;
• versioni diverse dello stesso verbale, una inviata ai condomini e una archiviata;
• registro di nomina mai aperto, con la storia degli amministratori ricostruibile solo dai verbali;
• regolamento non allegato o allegato in una versione superata;
• correzioni fatte sovrascrivendo il testo, invece di annotare una rettifica approvata dall'assemblea.

Come aiuta un gestionale?

Con un gestionale ogni assemblea ha la sua scheda: convocazione, presenze, deleghe, quorum e verbale restano collegati e numerati, e il registro si compone da solo in ordine cronologico, pronto da stampare. Condowise raccoglie verbali e documenti di ogni condominio nella sezione dedicata alle assemblee, e puoi partire anche dal generatore di verbale per avere una bozza ordinata. Per iniziare vai su app.condowise.it.

Domande frequenti

Cosa va scritto nel registro dei verbali delle assemblee?

Secondo l'art. 1130, n. 7, c.c. vanno annotate le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni e le brevi dichiarazioni dei condomini che ne hanno fatto richiesta. Al registro va allegato il regolamento di condominio, se adottato.

Cosa contiene il registro di nomina e revoca dell'amministratore?

Le date di nomina e di revoca di ciascun amministratore, in ordine cronologico, e gli estremi del decreto quando la nomina o la revoca sono state disposte dal tribunale. Conviene annotare anche le conferme annuali e le dimissioni, con il riferimento al verbale.

Un condomino può consultare i registri?

Sì. L'art. 1129, comma 2, c.c. prevede che l'amministratore comunichi dove si trovano i registri e in quali giorni e orari ogni interessato, previa richiesta, può prenderne visione gratuitamente e ottenerne copia firmata, rimborsando la spesa.

I registri possono essere tenuti solo in digitale?

La norma ammette espressamente le modalità informatizzate per il registro di contabilità. Per verbali e nomina molti studi usano un archivio digitale, ma è prudente conservare anche gli originali firmati dei verbali e poter stampare il registro completo in ogni momento.

Cosa rischia l'amministratore che non tiene questi registri?

L'inottemperanza agli obblighi dell'art. 1130, n. 7, c.c. è una delle gravi irregolarità previste dall'art. 1129 c.c. e può giustificare la revoca giudiziale, chiesta anche da un solo condomino. Senza registro è inoltre più difficile provare cosa ha deciso l'assemblea.